Đánh số thứ tự là thao tác cơ bản đối với bất kỳ ai sử dụng Excel để lập bảng tính. Thao tác này sẽ giúp bạn tận dụng tối ưu các công cụ của Excel, tiết kiệm thời gian trong việc xử lý và thống kê số. Bài viết dưới đây của Phong Vũ sẽ hướng dẫn cho bạn các cách đánh số thứ tự trong excel nhanh chóng và đơn giản.
1. Đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng bằng cách kéo chuột
Hiện nay có rất nhiều cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh, tuy nhiên cách được sử dụng phổ biến nhất và đơn giản nhất là kéo chuột. Cách này rất dễ thực hiện, bạn chỉ cần thao tác theo các bước sau:
- Bước 1: Mở file Excel cần đánh số thứ tự, nhập lần lượt số 1 và 2 vào 2 ô đầu tiên rồi bôi đen 2 ô đó.
- Bước 2: Di chuyển chuột đến góc phải dưới cùng của phần được bôi đen cho đến khi thấy biểu tượng dấu “+” nhỏ.
- Bước 3: Nhấn giữ dấu “+” và kéo chuột đến vị trí kết thúc đánh số.
2. Đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel đơn giản bằng công thức
Ngoài việc sử dụng các hàm có sẵn, bạn có thể đánh số trong Excel bằng công thức. Để thực hiện cách đánh số thứ tự tự động trong Excel này, bạn cần làm theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Mở file Excel cần thực hiện đánh số thứ tự sau đó nhập số thứ tự cho ô đầu tiên.
- Bước 2: Di chuyển đến ô thứ 2, hãy nhập vào công thức “=vị trí của ô phía trên+1”. Ví dụ, tại ô A2 bạn điền 1 thì tại ô A3 hãy nhập “=A2+1”.
- Bước 3: Di chuyển chuột đến biểu tượng dấu “+” ở góc dưới ô vừa nhập. Nhấn giữ dấu “+” và kéo thả chuột đến ô kết thúc đánh số.
3. Đánh số thứ tự nhanh trong Excel bằng hàm ROW()-1
ROW()-1 được xem là hàm thông dụng nhất khi đánh số thứ tự trong Excel. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm này vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 bước dưới đây:
- Bước 1: Mở file Excel rồi xác định phạm vi muốn đánh số thứ tự. Tại ô đầu tiên, bạn nhập “=ROW()-(số thứ tự của ô cần điền -1)”, hàm sẽ trả về số thứ tự cho ô vừa nhập.
- Bước 2: Tại ô vừa nhập hàm, bạn di chuyển chuột đến biểu tượng “+” sau đó nhấn giữ biểu tượng đến ô kết thúc đánh số.
4. Đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm SEQUENCE
Hàm SEQUENCE cung cấp cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel và vô cùng tiện lợi. Hàm này còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngữ cảnh khác nhau tùy theo nhu cầu người dùng.
- Bước 1: Mở file Excel cần thực hiện đánh số thứ tự, tiếp đó nhập vào ô đầu tiên trong bảng công thức của hàm như sau: “=SEQUENCE(số hàng cần đánh số thứ tự)”.
- Bước 2: Nhấn Enter để thực thi hàm. Ví dụ nhập hàm “=SEQUENCE(7)” sau đó bấm Enter, bảng Excel sẽ có 7 hàng được đánh số thứ tự.
5. Đánh số thứ tự trong Excel bằng AUTO FILL
Nếu trên thanh Ribbon của bạn chưa hiện chức năng Auto Fill, hãy thực hiện các bước sau:
- Bước 1: vào File -> Options.
- Bước 2: Chọn Customize Ribbon -> Chọn All commands -> Chọn Filter series or Pattern.
- Bước 3: Tại bảng Main Tabs trỏ vào cây thư mục Home -> Nhấn chuột phải -> Chọn Add new Group.
- Bước 4: Quay lại chọn Filter Series or Pattern > Nhấn Add > Nhấn OK.
Sau khi thực hiện các bước này chức năng Auto Fill sẽ hiện lên trên thanh công cụ. Đây được xem là cách đánh số thứ tự đến 1000 trong excel nhanh và dễ dàng nhất. Bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự trong Excel với công cụ này với các bước sau:
- Bước 1: Mở file Excel cần đánh số thứ tự, nhập số vào ô đầu tiên sau đó chọn Fill -> Series.
Lúc này bảng Series sẽ hiện ra với 4 kiểu đánh số:
- Linear: Đánh số kiểu tăng dần.
- Growth: Đánh số theo kiểu lũy tiến
- Date: Đánh số theo kiểu tháng.
- Auto Fill: Đánh số kiểu tự động điền.
Hãy chọn Rows nếu bạn muốn đánh số theo hàng hoặc chọn Columns nếu muốn đánh số theo cột. Bài viết này hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự tăng dần, do đó chọn kiểu Linear.
- Bước 2: Sau khi chọn xong các mục phía trên, bạn cần nhập số thứ tự bắt đầu vào Step value và số thứ tự cuối cùng vào Stop value rồi nhấn OK.
- Bước 3: Bảng Excel sẽ hiển thị dãy số thứ tự theo đúng yêu cầu bạn nhập.
6. Đánh số thứ tự trong Excel nhanh bằng cách kết hợp hàm SUBTOTAL và hàm IF
Sử dụng kết hợp hàm SUBTOTAL và hàm IF là cách đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu rất phổ biến. Với những hàng trống, hàng không có dữ liệu sẽ không được đánh số.
Dưới đây là công thức hàm SUBTOTAL lồng với hàm IF:
“=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))”
Trong đó:
- Logical_test: là điều kiện của hàm IF.
- Value_if_true: Giá trị mà hàm sẽ trả về nếu điều kiện đúng.
- Value_if_false: Giá trị mà hàm sẽ trả về nếu điều kiện sai.
- Function_num: Hàm con thường được dùng để tính toán, hiểu theo giá trị số.
- Ref1: Vùng số thứ tự mà bạn cần đánh số.
Ví dụ bạn cần điền số thứ tự cho bảng dữ liệu bên dưới một cách tự động.
Bước 1: Nhập công thức sau vào ô đầu tiên cần đánh số của bảng: “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))”.
Bước 2: Di chuột đến góc dưới bên phải ô đầu tiên sẽ xuất hiện biểu tượng dấu “+”. Lúc này bạn nhấn vào dấu “+” và kéo chuột xuống đến ô mà kết thúc đánh số để nhập số thứ tự cho chúng.
Trên đây là tổng hợp các cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản và nhanh chóng. Việc đánh số thứ tự là rất quan trọng vì hầu hết việc làm sử dụng đến Excel đều cần phải đánh số để quản lý. Hy vọng bài viết trên của Phong Vũ sẽ giúp ích được cho bạn trong học tập và làm việc.
