Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng và đơn giản

Share

Công việc thống kê số liệu nói chung và đánh số thứ tự trong Excel nói riêng luôn là điều mà dân văn phòng mới vào nghề thường tìm hiểu.

Phong Vũ sẽ hướng dẫn bạn 4 cách đánh số thứ tự trong Excel giúp bạn quản lý thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn nhé.



4 cách đánh số thứ tự trong Excel
4 cách đánh số thứ tự trong Excel

1. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel dễ dàng nhất mà hầu như đến 90% dân văn phòng, sinh viên đều sử dụng.

Cách làm:

  • Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu, và gõ số 2 vào ô tiếp theo
  • Bước 2: Chọn bôi đen cả 2 ô và sau đó rê chuột về góc cuối bên phải
  • Bước 3: Giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số. Hoàn thành

Ưu điểm & nhược điểm:

  • Ưu điểm: nhanh chóng, đơn giản, dễ dàng trong vài thao tác
  • Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự không được tự cập nhật. Việc nhập liệu đối với những con số lớn lên đến hàng trăm hay hàng ngàn khá khó quản lý.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số

2. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng Stop Value

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà hầu như kế toán hay admin đều sử dụng vì ưu điểm có thể nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn. 

Cách làm:

  • Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu
  • Bước 2: Chọn Fill à Series à Hiện ra bảng phía trên
  • Bước 3: Ở mục Series in: chọn Columns. Ở mục Stop Value: chọn số bạn muốn kết thúc. Ví dụ: bạn muốn nhập số thứ tự từ 1 đến 1000, thì bạn điền Stop value là 1000.

Ưu điểm & nhược điểm:

  • Ưu điểm: nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn
  • Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự không được tự cập nhật
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng Stop Value
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng Stop Value

3. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm ROW()-1

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel chuyên nghiệp mà những người sử dụng excel lâu năm, thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như kế toán, kế toán trưởng, admin, nhân viên nhập liệu,… sử dụng vì ưu điểm khi xoá đi 1 hàng thì số thứ tự được tự động cập nhật theo thứ tự từ 1 đến số lớn dần và công thức hàm tương đối đơn giản, dễ nhớ.

Cách làm:

  • Bước 1: Nhập hàm =ROW()-1 tai ô bắt đầu. (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 nên sẽ dùng ROW()-1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng ROW()-2)
  • Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Ưu điểm & nhược điểm:

  • Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự được tự động cập nhật. Công thức hàm tương đối đơn giản nên có thể nhớ được. Ưu tiên sử dụng cách này.
  • Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm ROW()-1
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm ROW()-1

4. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm SUBTOTAL

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng mà những “chuyên gia Excel” thường sử dụng để tăng hiệu quả công việc.

Cách làm:

  • Bước 1: Nhập hàm =SUBTOTAL(3, $Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU: Ô BẮT ĐẦUNHẬP DỮ LIỆU). Ở đây là SUBTOTAL(3, $B$2:B2)
  • Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Ưu điểm & nhược điểm:

  • Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự được tự cập nhật
  • Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay. Việc nhớ công thức hàm cũng khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm SUBTOTAL
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm SUBTOTAL

5. Cài đặt Microsoft 365 bản quyền để sử dụng Excel nói chung và đánh số thứ tự trong Excel nói riêng thật hiệu quả và chuyên nghiệp

Rất nhiều bạn có tâm lý sử dụng bản crack, có đủ Word, Excel, Powerpoint là ổn rồi. Tuy nhiên, khi bẻ khóa Office Word, Excel, Powerpoint, ngoài việc dễ bị “out” trong khi đang làm việc, máy tính của bạn sẽ dễ bị virus “ghé thăm” hay bị dính các vấn đề liên quan đến bảo mật máy tính và dữ liệu. Càng sử dụng nhiều phần mềm crack trên máy tính thì nguy cơ bị dính virus, trojan, mã độc…. càng cao.

Vì vậy, để tránh rủi ro khi sử dụng Office crack, bạn hãy cài đặt Microsoft 365 bản quyền để sử dụng Excel nói chung và đánh số thứ tự trong Excel nói riêng thật hiệu quả và chuyên nghiệp.

Tại Phong Vũ, chỉ từ 20k/tháng, không chỉ sở hữu ứng dụng văn phòng cao cấp Word, Excel, PowerPoint, Outlook mà bạn còn có dung lượng lữu trữ lên đến 1TB OneDrive, đồng bộ online – offline trên 5 thiết bị, cho phép bạn làm việc dù ở bất cứ đâu. Ngoài ra, Phong Vũ còn có thêm rất nhiều ưu đãi hấp dẫn, giảm ngay 100K khi mua Office Home & Student 2021 kèm Laptop/ Macbook tại Phong Vũ.

Chi tiết mua hàng online, bản hộp tại:

Mua key điện tử, nhận mã qua email hoặc số điện thoại:

Nâng cao hiệu suất công việc cùng Microsoft 365 và Office Home & Student 2021
Nâng cao hiệu suất công việc cùng Microsoft 365 và Office Home & Student 2021

Qua bài viết này, Phong Vũ đã chia sẻ với bạn 4 cách đánh số thứ tự trong Excel giúp bạn quản lý thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hãy tiếp tục đón xem những bài viết thú vị khác tại Phong Vũ Công Nghệ nhé.