Hàm Sumif là một công cụ hữu ích trong Excel, giúp người dùng tính tổng các giá trị trong phạm vi đáp ứng xác định. Bài viết này Phong Vũ Tech News sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm SUMIF một cách chi tiết, kèm theo các ví dụ thực tế để bạn dễ dàng nắm bắt.
- Hàm MATCH trong Excel – Hướng dẫn cách sử dụng và ví dụ dễ hiểu nhất
- #### trong Excel là lỗi gì? Cách sửa lỗi nhanh chóng, đơn giản nhất
- Cách làm tròn số trong Excel bằng hàm ROUND, ROUNDUP
Sumif là hàm gì? Hàm Sumif trong Excel được dùng để làm gì?
Sumif là hàm tính tổng hữu ích trong Excel. Hàm Sumif tính tổng các giá trị trong phạm vi thỏa mãn điều kiện cho trước.
Hàm Sumif trong Excel thường được ứng dụng để tính tổng dãy số theo điều kiện mà người dùng xác định một cách nhanh chóng. Hàm Sumif có thể kết hợp với nhiều hàm khác trong Excel để công việc tính toán của người dùng trở nên dễ dàng hơn. Đối với dân văn phòng hay kế toán, hàm Sumif đặc biệt tiện lợi, thuận tiện trong công việc.
Cú pháp hàm Sumif trong Excel
Để sử dụng hàm Sumif, người dùng cần phải nhập đúng cú pháp sau:
=SUMIF (range; criteria; sum_range)
Cú pháp hàm Sumif trong Excel bao gồm các đối số sau:
- Range: Vùng được chọn có chứa các ô điều kiện. Lưu ý các ô trong phạm vi phải là số, tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Các giá trị trống và giá trị văn bản sẽ bị bỏ qua.
- Criteria: Điều kiện thực hiện hàm. Điều kiện ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào. Ký tự đại diện có thể được bao gồm dấu chấm hỏi (?) để khớp với bất kỳ ký tự đơn nào, dấu sao (*) để khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào. Nếu bạn muốn tìm một dấu chấm hỏi hay dấu sao thực sự, hãy gõ dấu ngã (~) trước ký tự.
- Sum_range: Vùng dữ liệu cần tính tổng. Ô Sum_range bạn có thể lựa chọn điền hoặc không. Nếu không điền, Excel sẽ mặc định cộng các ô trong đối số Range. Chú ý sum_range phải cùng kích cỡ và hình dạng với dải ô. Ngược lại nếu không cùng kích cỡ và hình dạng, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng và công thức sẽ tính tổng một phạm vi ô bắt đầu với ô đầu tiên trong sum_range nhưng có cùng kích thước với phạm vi.
Cách dùng hàm Sumif kèm ví dụ minh họa
Dưới đây là cách dùng hàm Sumif chi tiết mà bạn có thể tham khảo áp dụng vào dữ liệu tính của mình.
Giả sử bạn có dữ liệu doanh số sản phẩm của công ty mỹ phẩm A trong năm 2024 như sau:
Ví dụ 1: Tính tổng những sản phẩm Quý 1 có tại nhiều hơn 50 chi nhánh
- Range: phạm vi chứa “Số chi nhánh bán”, tức là từ F2:F7
- Criteria: > 50. Lưu ý do có tồn tại ký hiệu toán học nên phải viết “> 50”
- Sum_range: Toàn bộ phạm vi cần tính tổng. Trong ví dụ này là toàn bộ cột quý 1, tức là B2:B7
Tại ô H9 nhập công thức =SUMIF(F2:F7,”>50″,B2:B7) rồi nhấn Enter
Ví dụ 2: Sử dụng bảng số liệu trên, tính tổng số chi nhánh bán có số sản phẩm Quý 3 bằng 30
- Range: Phạm vi cột Quý 3, tức là D2:D7
- Criteria: Điều kiện yêu cầu bằng 30, nhập vào hàm “30”
- Sum_range: Phạm vi cột chứa số chi nhánh bán cần tính tổng, tức là F2:F7
Tại ô H10, nhập công thức =SUMIF(D2:D7,”=30″,F2:F6) rồi nhấn Enter để nhận kết quả
Ví dụ 3: Tiếp tục sử dụng bảng số liệu trên, tính tổng giá tiền tất cả các sản phẩm có giá trên 250
- Range: Phạm vi cột thành tiền, tức là G2:G7
- Criteria: Giá tiền sản phẩm trên 250, nhập “>250”
- Sum_range: Bỏ trống, Excel sẽ mặc định tính theo cột Range
Tại ô H11, nhập công thức =SUMIF(G2:G7,”>250″) rồi nhấn Enter
Cần lưu ý gì khi dùng hàm Sumif
Trong quá trình làm việc với Excel, hàm SUMIF là một công cụ đắc lực giúp tính toán tổng nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, để khai thác tối đa hiệu quả của hàm này cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây.
- Nếu không điền dữ liệu vào hàm sum_range, Excel sẽ mặc định tính tổng theo range
- Điều kiện có chứa chữ hoặc các ký tự toán học như >, < ,=,… đều phải đặt trong dấu ngoặc kép “.”
- Phạm vi xác định dạng số có thể được cung cấp là số sẽ không phải dùng đến dấu ngoặc
- Kết quả hàm Sumif trả về sẽ không chính xác nếu bạn sử dụng các chuỗi dài hơn 255 ký tự hoặc với chuỗi #VALUE!
- Sumif không phân biệt ký tự viết hoa
- Sumif có thể kết hợp với các hàm khác như SUM, AVERAGE, COUNT để thực hiện các phép tính phức tạp hơn
Phân biệt hàm Sumif và Sumifs trong Excel
Sumif và Sumifs đều là hai hàm tính tổng hữu ích trong Excel. Chúng đều được dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một hay nhiều điều kiện khác nhau. Tuy nhiên, Sumif và Sumifs có một số điểm khác biệt mà bạn cần lưu ý để tránh chọn nhầm hàm khi sử dụng.
- Hàm Sumif: dùng để tính tổng các giá trị dựa trên một điều kiện duy nhất. Cú pháp: SUMIF(range,criteria, sum_range)
- Hàm Sumifs: tính tổng các giá trị trong phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện được chỉ định. Cú pháp SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Như vậy có thể thấy hàm Sumifs sẽ có độ phức tạp hơn nhưng cũng linh hoạt hơn. Việc lựa chọn hàm Sumif hay Sumifs phụ thuộc vào yêu cầu của bài toán.
Một số câu hỏi thường gặp về hàm Sumif trong Excel
Hàm Sumif là công cụ hữu ích tính tổng giá trị trong Excel. Tuy nhiên với những người mới bắt đầu làm quen sẽ gặp phải một số câu hỏi. Dưới đây Phong Vũ Tech News sẽ giải đáp những thắc mắc thường gặp về hàm Sumif trong Excel, giúp bạn tự tin hơn trong việc phân tích dữ liệu.
SUMIF có thể sử dụng với dữ liệu dạng Text không?
Hàm SUMIF rất linh hoạt và có thể được áp dụng để tính tổng các giá trị dựa trên nhiều loại tiêu chí khác nhau. Do đó SUMIF hoàn toàn có thể sử dụng với dữ liệu dạng Text trong Excel. Tuy nhiên khi nhập cú pháp của hàm SUMIF, đừng quên đặt chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép để Excel hiểu đó là một dữ liệu dạng Text.
Ví dụ giả sử bạn có một bảng dữ liệu bán hàng với các cột: Sản phẩm, Số lượng, và Giá bán. Bạn muốn tính tổng thành tiền mã sản phẩm “SRM”. Công thức SUMIF sẽ là: =SUMIF(A2:A7, “SRM”,G2:G7)
Làm sao để sử dụng SUMIF với nhiều điều kiện?
Trường hợp muốn tính tổng các giá trị với nhiều điều kiện khác nhau, hàm SUMIF đơn thuần sẽ không đáp ứng được. Lúc này bạn cần sử dụng hàm SUMIFS để tính tổng các giá trị với nhiều điều kiện. SUMIFS cho phép bạn đặt nhiều điều kiện cùng lúc, giúp bạn phân tích dữ liệu một cách chi tiết hơn.
Cú pháp: =Sumif(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Ví dụ giả sử bạn có một bảng dữ liệu bán hàng với các cột: Sản phẩm, Khu vực, Doanh số. Bạn muốn tính tổng doanh số của sản phẩm “Bút” tại khu vực “Hà Nội”. Lúc này bạn cần nhập hàm theo cú pháp =SUMIFS(phạm vi chứa doanh số, phạm vi chứa tên sản phẩm, “Bút”, phạm vi chứa khu vực, “Hà Nội”)
Cách khắc phục khi hàm SUMIF không hoạt động?
Đôi khi hàm SUMIF có thể không hoạt động như mong đợi do sai cú pháp, lỗi định dạng, tiêu chí, lỗi phạm vi… Bên cạnh đó còn có nguyên nhân khác là do lỗi #VALUE!, nghĩa là dữ liệu không hợp lệ hoặc tham chiếu đến một ô không tồn tại. Để khắc phục, bạn có thể thử áp dụng các bước sau:
- Kiểm tra lại công thức, đảm bảo không có lỗi đánh máy hay sai cú pháp
- Nhấn F9 để kiểm tra giá trị từng phần trong công thức
- Đảm bảo rằng tất cả các ô có định dạng phù hợp
Tổng kết
Để thành thạo hàm SUMIF, cách tốt nhất là bạn nên thường xuyên luyện tập. Hãy thử áp dụng hàm SUMIF vào các bảng tính mà bạn đang làm việc để làm quen và khám phá thêm nhiều tính năng thú vị của nó. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới để Phong Vũ Tech News có thể giải đáp nhanh nhất có thể cho bạn nhé!
