WPS Office là bộ ứng dụng văn phòng cũng rất được ưa chuộng ngoài Microsoft Office. Không chỉ sở hữu giao diện mới mẻ, WPS Office còn có một số tính năng hiện đại khác giúp bạn thực hiện các thao tác văn phòng dễ dàng hơn. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
WPS Office là gì?
Trước khi tìm hiểu những tính năng mà bộ ứng dụng này mang đến, chúng ta hãy làm quen với khái niệm về WPS Office trước nhé!
WPS Office là tên viết tắt của Writer, Presentation và Spreadsheets. Đây là những ứng dụng mà các dân văn phòng hoặc sinh viên thường xuyên sử dụng, tương tự với các ứng dụng của Microsoft Office như Word, Powerpoint, Excel. Ngoài ra, WPS Office cũng có các công cụ khác hỗ trợ tối đa nhu cầu sử dụng văn phòng.
Bộ ứng dụng này cũng cho phép bạn chia sẻ tệp, chỉnh sửa và hợp nhất nhiều tệp dù đang trực tuyến hay ngoại tuyến. Đây được cho là tính năng khá mới mẻ và nhận được đánh giá cao từ người sử dụng.
Hiện tại, đã có rất nhiều người dùng bộ công cụ WPS Office thay vì Microsoft Office như trước. Ngoài sở hữu giao diện mới mẻ và hiện đại, WPS Office cũng hoàn thiện các chức năng từ cơ bản đến nâng cao và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí. Yếu tố này cũng được xem là lợi thế và có khả năng trở thành giải pháp thay thế cho Microsoft Office trong thời gian sắp tới.
Các tính năng nổi bật của WPS Office
Ngoài sở hữu giao diện nổi bật dễ nhìn, WPS Office còn có nhiều tính năng giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc sử dụng. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Nói về độ đa nhiệm thì có thể nói đến tính năng mở nhiều tab ở các ứng dụng khác nhau cùng một lúc của WPS. Việc này giúp bạn dễ dàng xem được nội dung ở các tab một cách nhanh chóng, vừa tiết kiệm được thời gian tìm kiếm mà bạn cũng có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Nếu bạn muốn tạo dữ liệu từ file thường thành file PDF mà không cần phải qua một ứng dụng khác mới có thể chuyển đổi được nữa, chỉ cần qua một nút bấm lúc lưu thông tin và chọn xuất sang file PDF là được. Thao tác đã được rút gọn một nửa và rất dễ để sử dụng.
Các ứng dụng trong WPS cũng sẽ tương thích với tất cả các file thuộc Microsoft Office. Vì vậy nếu bạn gửi file từ WPS đến người dùng Microsoft thì vẫn có thể thực hiện các thao tác như xem, chỉnh sửa được và ngược lại.
Không chỉ lưu trữ dữ liệu trên ổ đĩa thông thường, WPS còn nâng cấp cho người dùng với khả năng tạo ra đám mây để có thể lưu trữ các dữ liệu liên quan. Vậy nên cho dù bạn có đổi thiết bị khác thì các tài liệu vẫn còn ở đó, không phải mất thời gian để chuyển đổi từ máy này sang máy khác nữa. Dung lượng của WPS cloud sẽ phù thuộc vào tài khoản của bạn đang dùng miễn phí hay trả phí.
Nhờ vậy mà bạn có thể xem được nội dung lưu trữ trên cloud bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Chỉ có nhược điểm duy nhất của tính năng này là màn hình trên các thiết bị nhỏ sẽ khá hạn chế nên bạn có thể cân nhắc về việc xem và chỉnh sửa.
Ưu và nhược điểm của WPS Office
Ưu điểm của WPS Office khá rõ ràng và được đánh giá cao từ người sử dụng như miễn phí, độ tương thích với Microsoft Office, hỗ trợ đa nền tảng… Nhưng bên cạnh đó vẫn có một số nhược điểm mà WPS Office đang mắc phải, tuy nhiên cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến việc trải nghiệm của bạn.
- WPS có nhiều chức năng nhưng đây vẫn là một gói phần mềm độc quyền và khép kín, chưa được sử dụng nhiều và có độ phủ rộng trên thị trường
- Không hỗ trợ “Định dạng” và “Tiêu chuẩn tài liệu mở LibreOffice” (ODP/ODF)
- Có tích hợp dữ liệu trên đám mây nhưng chưa tự đồng bộ hóa với các dịch vụ khác
- Đối với các máy cấu hình thấp có thể gây ra tình trạng nặng máy vì WPS cần 200MB RAM để khởi động
So sánh giữa WPS Office và Microsoft Office
WPS Office
- Nguồn gốc: Thuộc Kingsoft Office và ra đời từ 1990 (máy Mac) và 1992 (Windows)
- Phiên bản mới nhất: 2015
- Hệ điều hành: Windows, Linux, Android và iOS
- Xử lý văn bản, bảng tính và trang trình bày: WPS Writer, WPS Spreadsheet, WPS Presentation
Microsoft Office
- Nguồn gốc: Thuộc Microsoft và ra đời khá lâu từ năm 1988
- Phiên bản mới nhất: 2016 (16.0 dành cho Windows), 2016 (15.4.0 dành cho MacOS)
- Hệ điều hành: Windows, MacOS
- Xử lý văn bản, bảng tính và trang trình bày: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint
- Một số tính năng khác: Microsoft Onenote, Microsoft Outlook
Hướng dẫn cách tải WPS Office cho các thiết bị
Cách tải và cài đặt WPS Office về máy rất đơn giản, chỉ cần vài thao tác đơn giản là bạn có thể sử dụng được ngay rồi. Cùng tìm hiểu nhé!
Tải WPS Office cho máy tính
Bước 1: Đầu tiên là bạn hãy truy cập vào trang web chính thức của WPS Office và bấm tải
Bước 2: Lựa chọn chương trình WPS Office phù hợp với hệ điều hành của máy tính bạn. Ví dụ như chọn WPS Office dành cho máy Windows.
Tải WPS Office cho điện thoại
Bước 1: Bạn có thể vào CH Play (nếu dùng Android) và App Store (nếu dùng iOS) để tìm kiếm
Bước 2: Search từ khóa WPS Office và chọn vào ứng dụng có biểu tượng chữ W trắng trên nền màu đỏ.
Cách sử dụng WPS Office cơ bản
Hầu như các ứng dụng của WPS Office đều rất đơn giản và dễ dùng, giao diện được hiển thị rõ ràng và gần giống với Microsoft Office nên việc thực hiện thao tác trên máy sẽ không quá khó khăn.
Nếu như bạn là một người mới bắt đầu sử dụng WPS Office thì có thể tham khảo một số cách dùng cơ bản tại đây!
Đối với ứng dụng WPS Writer
Để khởi chạy WPS Writer, bạn cần phải tạo trang mới bằng cách chọn “New” để bắt đầu thao tác soạn thảo văn bản. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản thông qua các tính năng trên thanh công cụ, WPS Writer cũng có chức năng báo lỗi và gợi ý từ cho câu của bạn được suôn sẻ, mạch lạc hơn. Bên cạnh đó là một số công cụ thông dụng như: định dạng trang, chèn bảng và đồ họa, chuyển đổi tài liệu sang nhiều định dạng khác nhau và có khả năng tương thích với các phần mềm xử lý văn bản khác, các công cụ cộng tác giúp mọi người có thể chỉnh sửa và nhận xét theo thời gian thực.
Đối với ứng dụng WPS Spreadsheet
WPS Spreadsheet là một ứng dụng bảng tính đa năng có thể thực hiện được nhiều tác vụ của người dùng và có thể tương thích với nhiều bộ ứng dụng khác như Microsoft Excel, Google Sheet, LibreOffice Calc và OpenOffice Calc. Ứng dụng này còn giúp bạn chuyển đổi giữa file Excel và PDF dễ dàng chỉ với một nút bấm.
Người dùng có thể chỉnh sửa và chèn đa phương tiện vào bảng tính này một cách dễ dàng. Ngoài ra, WPS Spreadsheet cũng có một số biểu mẫu để bạn có thể thực hiện lưu trữ các dữ liệu cá nhân miễn phí như quản lý tài chính, doanh nghiệp, thống kê,…. Ứng dụng này cũng cho phép bạn có thể xuất tài liệu với nhiều định dạng tệp khác nhau như .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt và .csv để đảm bảo dữ liệu được liền mạch khi sử dụng trên các nền tảng khác nhau.
Đối với ứng dụng WPS Presentation
WPS Presentation được thiết kế để mọi người có thể dễ dàng tạo ra các file trình chiếu đẹp mắt và thu hút trong các buổi thuyết trình. Ứng dụng này có khả năng kết hợp các file đa phương tiện, cung cấp một số mẫu thiết kế đẹp mắt để bạn sử dụng miễn phí.
Để bắt đầu trải nghiệm, bạn có thể tạo slide mới hoặc dùng các biểu mẫu có sẵn. Bạn có thể chèn thêm hình ảnh, video, âm thanh tùy chọn, sử dụng Slide Master để nâng cao định dạng và có thể tùy chỉnh bố cục slide của bạn. Sau khi đã hoàn thành công việc, bạn có thể xuất file và chuyển đổi từ định dạng PPT thành PDF để thuận tiện hơn trong quá trình trao đổi thông tin hoặc trình bày.
Mẹo sử dụng WPS Office hiệu quả
Để quá trình sử dụng WPS Office của bạn hiệu quả hơn, bạn cần phải biết thêm một số thông tin về bộ ứng dụng này để có cái nhìn thực tế, hiểu rõ cách thức hoạt động để trải nghiệm của bạn thêm dễ dàng hơn.
Tuy WPS Office là một bộ công cụ dùng miễn phí với nhiều tính năng cơ bản, nhưng đối với một số ứng dụng nâng cao hoặc tính năng cao cấp như WPS AI thì bạn sẽ phải trả phí để tiếp tục sử dụng.
Đặc biệt là bạn hoàn toàn có thể thay thế Microsoft Office sang WPS Office. WPS Office sẽ cung cấp miễn phí nhiều công cụ thiết yếu và tương thích với nhiều nền tảng khác nhau, điều này khiến nó trở thành một lựa chọn kinh tế và linh hoạt. WPS Office sẽ là bộ ứng dụng có thể đáp ứng các nhu cầu năng suất của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ năng suất cung cấp các khả năng ở cấp độ chuyên nghiệp mà không có mức giá cao, thì WPS Office sẽ đứng đầu danh sách của bạn.
