Một email xin việc chuyên nghiệp, ấn tượng không chỉ đơn thuần là một lá thư bình thường, mà còn là một tấm danh thiếp đầu tiên, một cơ hội vàng để bạn tạo dấu ấn và thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là ứng viên sáng giá nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng sức mạnh của email để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bài viết này Phong Vũ Tech News sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết và toàn diện về cách viết email xin việc, giúp bạn chinh phục những cơ hội nghề nghiệp mơ ước.
Tại sao email xin việc lại quan trọng đến vậy?
Email xin việc là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng có về bạn. Nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc bạn được mời phỏng vấn hay bị loại ngay từ vòng “gửi xe”. Một email được viết tốt cho thấy bạn chuyên nghiệp, cẩn thận và thực sự quan tâm đến công việc. Ngược lại, một email sơ sài có thể khiến bạn mất cơ hội, dù CV của bạn có ấn tượng đến đâu.
Trước khi bắt đầu viết: Chuẩn bị kỹ lưỡng
Trước khi bắt tay vào viết, hãy dành thời gian chuẩn bị:
- Nghiên cứu sâu về công ty và vị trí: Đừng rải cùng một email cho nhiều công ty. Tìm hiểu kỹ về văn hóa, giá trị, sản phẩm/dịch vụ của công ty, cũng như yêu cầu cụ thể của vị trí. Điều này giúp bạn cá nhân hóa email, thể hiện sự quan tâm và hiểu biết, chứng tỏ bạn là một ứng viên tiềm năng.
- Xác định người nhận cụ thể: Nếu có thể, hãy tìm tên và chức danh của người phụ trách tuyển dụng hoặc quản lý trực tiếp. Xưng hô đích danh tạo cảm giác gần gũi và tôn trọng hơn so với “Kính gửi phòng nhân sự”. Nếu không tìm được, “Kính gửi Anh/Chị [Chức danh]” là một lựa chọn tốt.
- Tập hợp hồ sơ đầy đủ: Chuẩn bị CV, thư xin việc (cover letter – nếu có), portfolio (nếu liên quan), và các tài liệu khác mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng.
Cấu trúc chuẩn của một email xin việc hoàn chỉnh
- Tiêu đề: Tiêu đề cần rõ ràng, súc tích và thu hút, nên bao gồm:
- Vị trí ứng tuyển
- Tên của bạn
- Mã số công việc (nếu có)
- Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh – Lê Thị B – Mã số: KD002”
Tránh các tiêu đề chung chung như “Xin việc” hoặc “Hồ sơ của tôi”. - Lời chào: Xưng hô đích danh nếu biết tên người nhận. Nếu không, dùng “Kính gửi Anh/chị [Chức danh]”.
- Mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân, vị trí ứng tuyển, và nguồn thông tin bạn biết đến vị trí (ví dụ: website công ty, LinkedIn, người giới thiệu). Có thể đề cập đến một điểm mạnh nổi bật liên quan đến vị trí để gây ấn tượng ban đầu.
Ví dụ: *”Kính gửi Chị [Tên người nhận],
Tôi là Lê Thị B, một nhân viên kinh doanh với 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực FMCG. Tôi biết đến thông tin tuyển dụng vị trí Nhân viên Kinh doanh tại Quý công ty qua trang web [Tên website]. Với kinh nghiệm phát triển thị trường và đạt doanh số vượt trội trong các dự án trước đây, tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự tăng trưởng của [Tên công ty].” - Thân bài: Đây là phần quan trọng nhất, nơi bạn thể hiện kinh nghiệm, kỹ năng và lý do bạn phù hợp. Tập trung vào những điểm mạnh liên quan đến yêu cầu công việc. Thay vì liệt kê lại CV, hãy làm nổi bật thành tích cụ thể, dự án thành công, kỹ năng đã được trau dồi. Sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ, tự tin và thể hiện sự nhiệt tình.
Quan trọng nhất: Hãy liên kết kinh nghiệm của bạn với nhu cầu của nhà tuyển dụng. Cho họ thấy bạn giải quyết được vấn đề gì, mang lại giá trị gì. Đề cập đến sự tương đồng giữa bạn và văn hóa công ty để chứng tỏ bạn phù hợp. - Kết thư: Khẳng định lại sự quan tâm đến vị trí, mong muốn được phỏng vấn. Cảm ơn nhà tuyển dụng và để lại thông tin liên hệ.
Ví dụ: *”Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Chị về vị trí Nhân viên Kinh doanh và cách tôi có thể đóng góp cho [Tên công ty]. Xin chân thành cảm ơn Chị đã xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]”* - Chữ ký: Bao gồm tên đầy đủ, chức danh (nếu có), số điện thoại, email và liên kết LinkedIn (nếu có).
Các giấy tờ cần đính kèm trong email xin việc
Việc đính kèm các giấy tờ phù hợp là một phần quan trọng không thể thiếu của email xin việc. Các tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết hơn về kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ học vấn của bạn, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn toàn diện hơn về bạn. Dưới đây là danh sách các giấy tờ thường được đính kèm:
- CV: Đây là tài liệu quan trọng nhất, tóm tắt quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tích của bạn. CV cần được trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp và cập nhật.
- Thư xin việc: (Tùy chọn, nhưng rất nên có) Thư xin việc là cơ hội để bạn giải thích chi tiết hơn về lý do bạn muốn làm việc tại công ty, tại sao bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển, và bạn có thể mang lại giá trị gì cho công ty.
- Portfolio: (Nếu có) Đối với các vị trí liên quan đến sáng tạo (ví dụ: thiết kế đồ họa, marketing, viết lách, lập trình…), portfolio là một tập hợp các sản phẩm, dự án mà bạn đã thực hiện, thể hiện năng lực và phong cách làm việc của bạn.
- Bằng/Chứng chỉ: (Nếu có) Nếu bạn có bảng điểm tốt hoặc các chứng chỉ liên quan đến vị trí ứng tuyển, bạn có thể đính kèm để chứng minh trình độ học vấn và kỹ năng của mình.
- Thư giới thiệu: (Nếu có) Thư giới thiệu từ những người đã từng làm việc với bạn (ví dụ: sếp cũ, đồng nghiệp, khách hàng…) có thể tăng thêm sự tin cậy cho hồ sơ của bạn.
Lưu ý khi đính kèm:
- Đặt tên file rõ ràng: Ví dụ: “CV_LeThiB.pdf”, “CoverLetter_LeThiB.pdf”
- Sử dụng định dạng file phổ biến: PDF là lựa chọn tốt nhất vì nó giữ nguyên định dạng trên mọi thiết bị.
- Kiểm tra dung lượng file: Không nên đính kèm file quá lớn, có thể gây khó khăn cho nhà tuyển dụng khi tải xuống.
Các mẫu email xin việc hoàn chỉnh để tham khảo
Mẫu 1: Ứng tuyển vị trí Marketing Executive
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Marketing Executive – Nguyễn Văn A
Nội dung:
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Tôi là Nguyễn Văn A, một chuyên viên marketing với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo. Tôi được biết đến thông tin tuyển dụng vị trí Marketing Executive tại Quý công ty thông qua trang web [Tên website]. Với kinh nghiệm xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing đa kênh, đạt được những kết quả ấn tượng về tăng trưởng doanh số và nhận diện thương hiệu, tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của bộ phận Marketing tại [Tên công ty].
Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã trực tiếp tham gia vào việc lên kế hoạch và thực hiện các chiến dịch quảng cáo trên các nền tảng như Facebook, Google, Instagram, TikTok… Tôi cũng có kinh nghiệm trong việc quản lý ngân sách marketing, phân tích dữ liệu và tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch. Một trong những thành tích nổi bật của tôi là [Mô tả ngắn gọn về một thành tích cụ thể, ví dụ: tăng 20% doanh số bán hàng trong quý 2 năm 2023].
Tôi rất ấn tượng với những thành tựu mà [Tên công ty] đã đạt được trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động của công ty]. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi có thể đóng góp vào việc xây dựng và phát triển thương hiệu [Tên công ty] ngày càng vững mạnh.
Tôi đã đính kèm CV và portfolio để Anh/Chị có thể tham khảo chi tiết hơn về kinh nghiệm và các dự án tôi đã thực hiện. Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về vị trí này.
Xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại] [Địa chỉ email] [Liên kết LinkedIn (nếu có)]Mẫu 2: Ứng tuyển vị trí Lập trình viên Front-end
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Front-end Developer – Trần Thị B
Nội dung:
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Tôi là Trần Thị B, một lập trình viên Front-end với hơn 2 năm kinh nghiệm làm việc với các công nghệ như HTML, CSS, JavaScript, ReactJS và VueJS. Tôi biết đến thông tin tuyển dụng vị trí Front-end Developer tại Quý công ty qua mạng xã hội LinkedIn. Với niềm đam mê với công nghệ và mong muốn được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, tôi tin rằng [Tên công ty] là nơi tôi có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
Trong quá trình học tập và làm việc, tôi đã tham gia vào nhiều dự án phát triển web, từ các website đơn giản đến các ứng dụng web phức tạp. Tôi có kinh nghiệm làm việc với các framework JavaScript phổ biến như ReactJS và VueJS, cũng như các công cụ quản lý mã nguồn như Git. Tôi luôn chú trọng đến việc viết code sạch, dễ bảo trì và tối ưu hóa hiệu suất.
Tôi đã đính kèm CV và portfolio để Anh/Chị có thể xem chi tiết hơn về kinh nghiệm và các dự án tôi đã thực hiện. Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về vị trí này và những đóng góp mà tôi có thể mang lại cho [Tên công ty].
Xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Trần Thị B
[Số điện thoại] [Địa chỉ email] [Liên kết GitHub (nếu có)] [Liên kết LinkedIn (nếu có)]Những lưu ý quan trọng khác
- Ngôn Ngữ: Trang trọng, lịch sự, không viết tắt, không dùng tiếng lóng.
- Kiểm Tra: Luôn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
- Định Dạng: Rõ ràng, mạch lạc, font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman).
- Địa Chỉ Email: Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (tên thật).
- Thời Điểm Gửi: Nên gửi vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều các ngày trong tuần.
- Theo Dõi: Nếu không nhận được phản hồi sau khoảng một tuần, bạn có thể gửi email theo dõi.
Email xin việc là một phần quan trọng trong quá trình tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp, từ việc làm ngành luật, tài chính đến công nghệ. Bằng cách đầu tư thời gian và công sức để viết một email chuyên nghiệp, ấn tượng, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội được mời phỏng vấn và đạt được công việc mơ ước.
