Bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý dữ liệu bằng Excel? Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng các hàm một cách hiệu quả? Bài viết này của Phong Vũ Tech News sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời với những hướng dẫn chi tiết và ví dụ minh họa dễ hiểu.
- Tất tần tật về Excel cơ bản, dễ hiểu dành cho người mới
- 3 Cách tạo bảng trong Excel đơn giản cho mọi phiên bản
- Hàm ROUND là gì? Cách sử dụng hàm ROUND trong Excel đơn giản
I. Nhóm hàm tính toán cơ bản trong Excel
Hàm SUM (Tính tổng)
- Công dụng: Tính tổng các số trong một dãy ô hoặc các số được liệt kê.
- Cú pháp: =SUM(Number1,Number2,…) hoặc =SUM(Range)
- Number1, Number2,…: Các số cần tính tổng.
- Range: Phạm vi ô cần tính tổng.
Ví dụ:
- =SUM(30,70,80) kết quả là 180.
- =SUM(A1:A3) tính tổng các giá trị trong ô A1, A2 và A3. Nếu A1=40, A2=50, A3=10 thì kết quả là 100.
Hàm MIN/MAX (Tìm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất)
- Công dụng: Tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một vùng dữ liệu.
Cú pháp:
- =MIN(Number1,Number2,…) hoặc =MIN(Range)
- =MAX(Number1,Number2,…) hoặc =MAX(Range)
Ví dụ: Nếu vùng dữ liệu A1:C3 chứa các giá trị:
10 20 30
40 50 60
70 80 90
- =MIN(A1:C3) kết quả là 10.
- =MAX(A1:C3) kết quả là 90.
Hàm COUNT/COUNTA (Đếm ô chứa số/Đếm ô không trống)
Công dụng:
- COUNT: Đếm số lượng ô chứa số trong một vùng dữ liệu.
- COUNTA: Đếm số lượng ô không trống trong một vùng dữ liệu (bao gồm cả số, chữ và ký tự đặc biệt).
Cú pháp:
- =COUNT(Value1,…) hoặc =COUNT(Range)
- =COUNTA(Value1,…) hoặc =COUNTA(Range)
Ví dụ: Nếu vùng dữ liệu A1:C3 chứa các giá trị:
10 abc 30
40 50 “”
70 xyz 90
- =COUNT(A1:C3) kết quả là 6 (đếm các ô 10, 30, 40, 50, 70, 90).
- =COUNTA(A1:C3) kết quả là 8 (đếm tất cả các ô trừ ô trống “”).
Hàm ODD/EVEN (Làm tròn lên số lẻ/chẵn gần nhất)
- Công dụng: Làm tròn một số lên số nguyên lẻ hoặc chẵn gần nhất.
- Cú pháp:
- =ODD(Number)
- =EVEN(Number)
Ví dụ:
- =ODD(4.6) kết quả là 5.
- =EVEN(63.5) kết quả là 64.
Hàm AVERAGE (Tính trung bình cộng)
- Công dụng: Tính trung bình cộng của một dãy số.
- Cú pháp: =AVERAGE(number1,number2,…) hoặc =AVERAGE(Range)
Ví dụ: =AVERAGE(10,20,30,10,10) kết quả là 16.
Hàm PRODUCT (Tính tích)
- Công dụng: Tính tích của các số.
- Cú pháp: =PRODUCT(number1, number2,…) hoặc =PRODUCT(Range)
Ví dụ: =PRODUCT(2,3,4) kết quả là 24.
II. Nhóm hàm điều kiện logic
Hàm COUNTIF (Đếm ô thỏa mãn điều kiện)
Công dụng: Đếm số lượng ô trong một vùng dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nhất định.
Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria)
- range: Vùng dữ liệu cần đếm.
- criteria: Điều kiện đếm (ví dụ: “>10”, “<5”, “apple”).
Ví dụ: Nếu vùng B1:B5 chứa các giá trị: 10, 20, 5, 15, 25.
- =COUNTIF(C2:C7,”>15″) kết quả là 2 (đếm các ô 20, 15, 25).
- =COUNTIF(C2:C7,”<10″) kết quả là 1 (đếm ô 5).
Hàm IF (Kiểm tra điều kiện)
Công dụng: Kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và một giá trị khác nếu điều kiện sai.
Cú pháp: =IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)
- Logical_test: Điều kiện cần kiểm tra.
- Value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- Value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
Ví dụ: =IF(A1>6,”Lớn hơn 6″,”Nhỏ hơn hoặc bằng 6″) Nếu A1>6, kết quả là “ĐẠT”. Nếu A1<6, kết quả là “kHÔNG ĐẠT”.
Hàm SUMIF (Tính tổng có điều kiện)
Công dụng: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một điều kiện.
Cú pháp: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])
- range: Phạm vi ô chứa điều kiện.
- criteria: Điều kiện.
- sum_range: Phạm vi ô cần tính tổng (nếu bỏ qua, Excel sẽ tính tổng các ô trong range thỏa mãn điều kiện).
Ví dụ: Nếu cột A chứa tên sản phẩm (“cam”, “táo”, “cam”, “chuối”, “cam”) và cột B chứa số lượng (10, 5, 15, 8, 20).
=SUMIF(A1:A5,”cam”,B1:B5) kết quả là 45 (10+15+20).
III. Nhóm hàm sử dụng trong văn bản
Hàm LEFT/RIGHT/MID (Cắt chuỗi ký tự)
Công dụng:
- LEFT: Cắt một số ký tự từ bên trái của chuỗi.
- RIGHT: Cắt một số ký tự từ bên phải của chuỗi.
- MID: Cắt một số ký tự từ giữa chuỗi, bắt đầu từ một vị trí nhất định.
Cú pháp:
- =LEFT(text,[num_chars])
- =RIGHT(text,[num_chars])
- =MID(text, start_num, num_chars)
Trong đó:
- text: Chuỗi văn bản.
- num_chars: Số lượng ký tự cần cắt.
- start_num: Vị trí bắt đầu cắt (cho hàm MID).
Ví dụ: Nếu ô B3 chứa “Phạm Văn A”:
- =LEFT(A2,3) kết quả là “Phạ”.
- =RIGHT(B3,1) kết quả là “A”.
- =MID(B3,3,7) kết quả là “ạm Văn “.
Hàm LEN (Đếm ký tự)
- Công dụng: Đếm số lượng ký tự trong một chuỗi văn bản, bao gồm cả khoảng trắng.
- Cú pháp: =LEN(text)
Ví dụ: Nếu ô A1 chứa “PHẠM VĂN A”, =LEN(A2) kết quả là 10.
IV. Nhóm hàm ngày tháng
Hàm NOW (Ngày và giờ hiện tại)
- Công dụng: Trả về ngày và giờ hiện tại của hệ thống.
- Cú pháp: =NOW()
Ví dụ: =NOW() sẽ trả về ngày và giờ hiện tại (ví dụ: 24/01/2025 9:00).
Hàm DATE (Tạo ngày)
- Công dụng: Tạo một ngày cụ thể dựa trên năm, tháng và ngày.
- Cú pháp: =DATE(Year,Month,Day)
Ví dụ: =DATE(2023,10,26) kết quả là ngày 26 tháng 10 năm 2023.
Hàm TIME (Tạo thời gian)
- Công dụng: Tạo một thời gian cụ thể dựa trên giờ, phút và giây.
- Cú pháp: =TIME(Hour,Minute,Second)
Ví dụ: =TIME(10,30,0) kết quả là 10:30:00.
V. Nhóm hàm tra cứu dữ liệu
Hàm VLOOKUP (Tra cứu theo cột dọc)
- Công dụng: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị trong cùng hàng ở một cột được chỉ định.
- Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)
Trong đó:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm.
- Table_array: Bảng dữ liệu để tìm kiếm.
- Col_index_num: Số thứ tự cột chứa giá trị trả về (tính từ cột đầu tiên của Table_array).
- Range_lookup: TRUE (hoặc 1) cho tìm kiếm gần đúng (yêu cầu cột đầu tiên của Table_array được sắp xếp tăng dần), FALSE (hoặc 0) cho tìm kiếm chính xác.
Ví dụ: Giả sử bảng H3:I8 chứa thông tin về mức phụ cấp theo chức vụ. Nếu ô D4 chứa chức vụ “Giám đốc”, công thức =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0) sẽ tìm chức vụ “Giám đốc” trong cột H và trả về mức phụ cấp tương ứng từ cột I.
Hàm INDEX (Trả về giá trị theo vị trí)
- Công dụng: Trả về giá trị tại một vị trí cụ thể trong một phạm vi hoặc mảng.
- Cú pháp: =INDEX(array, row_num, column_num)
Trong đó:
- array: Phạm vi hoặc mảng dữ liệu.
- row_num: Số thứ tự hàng.
- column_num: Số thứ tự cột.
Ví dụ: =INDEX(B4:E13,4,1) sẽ trả về giá trị ở hàng thứ 4, cột thứ 1 của phạm vi B4:E13.
Hàm MATCH (Tìm vị trí của giá trị)
- Công dụng: Tìm vị trí tương đối của một giá trị trong một mảng.
- Cú pháp: =MATCH(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)
Trong đó:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm.
- Lookup_array: Mảng dữ liệu.
- Match_type: 0 cho tìm kiếm chính xác, 1 cho tìm kiếm gần đúng (nhỏ hơn hoặc bằng), -1 cho tìm kiếm gần đúng (lớn hơn hoặc bằng).
Ví dụ: =MATCH(“Lâm Thiên Trang”,A2:A9,0) sẽ trả về vị trí của “Lâm Thiên Trang” trong phạm vi A2:A9.
Hàm HLOOKUP (Tra cứu theo hàng ngang)
- Công dụng: Tương tự như VLOOKUP nhưng tìm kiếm theo hàng ngang.
- Cú pháp: =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_Num, Range_lookup)
Ví dụ: Sử dụng HLOOKUP để tìm kiếm phụ cấp nhân viên dựa trên điểm số trong một bảng xếp loại được bố trí theo hàng ngang.
Hàm CHOOSE (Chọn giá trị từ danh sách)
- Công dụng: Chọn một giá trị từ một danh sách các giá trị dựa trên một chỉ số.
- Cú pháp: =CHOOSE(index_num, value1, value2, …)
Trong đó:
- index_num: Chỉ số của giá trị cần chọn (bắt đầu từ 1).
- value1, value2,…: Danh sách các giá trị.
Bài viết này đã tổng hợp một số hàm Excel thông dụng, được phân loại theo nhóm chức năng, kèm theo cú pháp và ví dụ minh họa. Việc nắm vững các hàm này sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong công việc. Tuy nhiên, Excel còn rất nhiều hàm khác với các chức năng nâng cao hơn.
Để khai thác tối đa sức mạnh của Excel, bạn nên tiếp tục tìm hiểu và thực hành thêm. Hy vọng bài viết này sẽ là một nguồn tài liệu hữu ích cho bạn trên con đường chinh phục Excel! Chúc các bạn thành công!
