Máy in đa chức năng là thiết bị điện tử linh hoạt, đáp ứng tốt các nhu cầu văn phòng như in ấn, scan tài liệu, photocopy, fax và cả in màu. Loại máy này được ưa chuộng bởi các cửa hàng in ấn, văn phòng, hộ gia đình hay trường học nhờ váo tính tiện lợi, tiết kiệm diện tích và chi phí. Tuy nhiên, để đưa ra lựa chọn phù hợp và sử dụng hiệu quả, người dùng cần hiểu rõ cả ưu nhược điểm của máy in đa chức năng được nêu trong bài viết dưới đây.
- Nên mua máy in màu Epson hay Canon?
- Máy in HP có tốt không? Top 2 máy in HP Laser văn phòng nhỏ gọn, giá rẻ, in đẹp
- Hướng dẫn 4 cách kết nối máy in với laptop đơn giản và dễ dàng nhất
- BROTHER HL-L8360CDW – Máy in đa năng cho văn phòng bận rộn
Tìm hiểu về máy in đa năng
Máy in đa năng là gì?
Máy in đa năng không chỉ là thiết bị điện tử in ấn tài liệu, hồ sơ, mà còn tích hợp nhiều tính năng như sao chép, scan, fax, và cả in màu tùy theo thiết kế của từng hãng. Ưu điểm vượt trội của máy in đa năng là đáp ứng linh hoạt các nhu cầu học tập, làm việc, giúp việc in ấn và lưu trữ tài liệu trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Do đó, loại máy này trở đã thành trợ thủ đắc lực cho việc in ấn hay chuẩn bị tài liệu.
Các loại máy in đa năng hiện có
Trên thị trường hiện nay, nhờ vào nguyên tắc hoạt động, máy in đa năng được phân thành hai loại chính như sau:
- Máy in laser: Loại máy này hoạt động dựa trên nguyên lý sử dụng tia laser chiếu lên một trống hình trụ. Khi trống quay qua hộp mực, mực toner (có tính chất từ tính) sẽ bị hút vào trống. Sau đó, mực được chuyển sang giấy và được cố định bằng nhiệt và lực ép.
- Máy in phun: Máy in phun hoạt động bằng cách phun mực lên giấy. Các giọt mực được đẩy ra với tốc độ cao qua một lỗ phun nhỏ để tạo thành các chấm nhỏ, cho ra bản in sắc nét và rõ ràng.
Các tính năng chính của máy in đa năng
Máy in đa năng sở hữu nhiều tính năng tiện lợi, đáp ứng đa dạng nhu cầu in ấn, sao chép, scan và fax như sau:
- In ấn: Hỗ trợ in một mặt và hai mặt, tiết kiệm thời gian và giấy. Tùy theo thương hiệu và model, máy có thể in màu hoặc đen trắng.
- Quét tài liệu (Scan): Chuyển đổi hình ảnh từ tài liệu giấy, văn bản, poster, trang tạp chí… thành file kỹ thuật số lưu trữ trên máy tính.
- In qua mạng (Network Printing): Kết nối WiFi giúp in ấn nhanh chóng, loại bỏ dây cáp rườm rà, tạo không gian gọn gàng.
- Sao chép: Sao chép tài liệu nhanh chóng, tiện lợi với cả bản sao đơn và in hai mặt, đáp ứng nhu cầu sao chép từ ít đến nhiều.
- Fax: Thay thế máy fax riêng, máy in đa năng hỗ trợ gửi và nhận fax, tiết kiệm diện tích và chi phí, đáp ứng nhu cầu fax của người dùng.
Ưu – nhược điểm của máy in đa năng
Ưu điểm
- Đa năng: Máy in đa năng có thể thực hiện nhiều tác vụ như in ấn, in màu, sao chép, scan và fax, trở thành thiết bị lý tưởng cho công việc văn phòng, thiết kế và hơn thế nữa.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần tốn công ra ngoài cho những việc máy in đơn năng không đáp ứng được. Người dùng có thể tiết kiệm được nhiều chi phí khi không cần mua thêm máy photocopy, fax hay máy in màu riêng lẻ.
- Tiết kiệm diện tích: Phù hợp với không gian vừa và nhỏ như văn phòng nhỏ, nhà ở hoặc phòng ký túc xá, máy in đa năng đáp ứng tốt các nhu cầu in ấn, scan và sao chép cơ bản mà không chiếm nhiều diện tích.
- Vận hành tiết kiệm: Chi phí thay thế mực in hợp lý, dao động từ 80.000 đến 100.000 VND cho khoảng 2.000 trang in.
- Tốc độ in ấn nhanh: Máy in đa chức năng hoạt động nhanh hơn và in ấn tốc độ cao hơn so với máy in đơn năng, giúp nâng cao năng suất làm việc.
- Dễ sử dụng: Máy được trang bị bảng điều khiển đơn giản, thân thiện với người dùng, giúp việc vận hành dễ dàng ngay cả với người mới sử dụng lần đầu.
Nhược điểm
- Đa năng nhưng kém hiệu quả: Mặc dù có nhiều tính năng, máy in đa năng chưa chắc đáp ứng hết mọi nhu cầu, dẫn đến việc sử dụng không triệt để và lãng phí.
- Chất lượng scan không bằng máy scan chuyên dụng: Do không chuyên về một chức năng nhất định, chất lượng từng tác vụ trên máy in đa năng có thể không thực sự xuất sắc. Nếu thường xuyên cần scan tài liệu với độ phân giải cao thì máy scan chuyên dụng sẽ là lựa chọn tốt hơn.
- Giá thành cao hơn máy in đơn năng: Do tích hợp nhiều tính năng, máy in đa chức năng đắt hơn máy in đơn năng với giá dao động từ 3 – 7 triệu đồng.
- Chi phí bảo trì và sửa chữa cao: Hộp mực nhanh hết đòi hỏi nạp thường xuyên gây giảm tuổi thọ, dẫn đến chi phí và tần suất sửa chữa, bảo trì cũng cao hơn.
- Chất lượng in thấp: Một số máy in đa chức năng cho chất lượng in thấp, đặc biệt với in màu, ảnh hưởng đến độ sắc nét, rõ ràng và chính xác màu sắc của hình ảnh, đồ họa hay biểu đồ. Người dùng nên chọn các mẫu máy có độ phân giải cao, hỗ trợ đa dạng định dạng file và chế độ in màu tùy chỉnh.
- Khó sửa chữa: Khi trục trặc, việc sửa chữa, bảo trì và thay thế linh kiện máy in đa chức năng có thể phức tạp. Máy chứa nhiều linh kiện, mạch điện và cảm biến, khiến việc chẩn đoán và khắc phục sự cố khó khăn hơn so với dòng in đơn năng. Không những thế, một vài linh kiện có thể khó tìm, đắt đỏ hoặc không tương thích.
- Không thể dùng nhiều chức năng cùng lúc: Một số máy in đa chức năng không cho phép sử dụng đồng thời nhiều chức năng. Ví dụ, bạn không thể vừa scan vừa in hoặc vừa in vừa fax. Điều này gây bất tiện, trì hoãn và gián đoạn quy trình làm việc.
Một số tiêu chí chọn mua máy in đa năng
Để chọn được máy in đa năng chất lượng, phù hợp với nhu cầu, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:
- Chức năng in ấn: Máy in đa chức năng có nhiều tính năng như photocopy, fax, scan, in màu… Hãy chọn dòng máy có tính năng phù hợp, tránh mua các tính năng không cần thiết.
- Tốc độ và chất lượng in: Nếu thường xuyên in tài liệu dài, máy in laser sẽ cho tốc độ nhanh hơn. Những dòng máy in phun thường sẽ phù hợp với các văn phòng có nhu cầu in ấn trung bình.
- Khả năng xử lý giấy: Hầu hết máy in hiện đại đều in được nhiều loại giấy. Tuy nhiên, hãy đảm bảo máy bạn chọn tương thích với loại giấy thường dùng nhé.
- Khả năng kết nối: Máy in đa năng thường có cổng USB, Ethernet, WiFi và tương thích nhiều hệ điều hành, giúp việc sử dụng trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
- Chính sách bảo hành: Kiểm tra kỹ chính sách bảo hành khi mua máy. Điều khoản bảo hành rõ ràng cũng cho thấy đây là sản phẩm đáng tin cậy, chính hãng và có nguồn gốc uy tín.
Có thể nói, máy in đa năng chính là một thiết bị tiện lợi, hữu ích và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, chúng cũng có ưu nhược điểm cần cân nhắc. Điều quan trọng là bạn hãy nghiên cứu kỹ thông số kỹ thuật, chức năng, chất lượng, giá cả, bảo hành cũng như chính sách bảo trì của máy in đa năng trước khi mua. Bên cạnh đó, việc tuân theo hướng dẫn sử dụng, vệ sinh và bảo dưỡng sẽ giúp kéo dài tuổi thọ và hiệu quả hoạt động của máy đấy.
