Google Forms là một công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến giúp các cá nhân hay doanh nghiệp thực hiện khảo sát thông tin khách hàng và các hoạt động khác. Cụ thể Google Forms sẽ có gì và cách hoạt động như thế nào, hãy cùng Phong Vũ tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Tìm hiểu về Google Forms
Google Forms là một trong những ứng dụng văn phòng tiện ích thuộc Google ngoài Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Có thể dễ dàng giúp người dùng tạo biểu mẫu và thu thập thông tin một cách nhanh chóng và đơn giản. Ứng dụng khảo sát trực tuyến này có thể cho người dùng trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.
Với ứng dụng này, các cá nhân hay doanh nghiệp muốn thực hiện khảo sát, phiếu đăng ký, đánh giá,… thì có thể tạo biểu mẫu theo ý muốn. Sau đó, bạn có thể chia sẻ biểu mẫu cho cộng đồng thông qua liên kết, lúc này bạn chỉ cần gửi đường link đến cho người dùng bằng các cách thức khác nhau.
Các dữ liệu mà người được khảo sát điền vào biểu mẫu sẽ được tổng hợp trong một bảng tính (Google Sheets). Từ đó, người tạo biểu mẫu và những người có quyền truy cập sẽ có thể biết được thông tin một cách cụ thể và chi tiết (theo những yêu cầu mà bạn đưa ra trong biểu mẫu).
Hiện nay, Google Forms được sử dụng rộng rãi nhờ những tính năng mới mẻ. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về những ưu điểm cũng như cách tạo Google Forms nhé!
Ưu điểm khi tạo Google Forms trên Google Drive
Được tạo ra để người dùng có thể dễ dàng sử dụng hơn trong học tập và công việc, công cụ này có rất nhiều ưu điểm đáng chú ý và được đánh giá cao. Những ưu điểm có thể kể đến của Google Forms sẽ được phân tích dưới đây.
Đầu tiên có thể kể đến là cách thức hoạt động đơn giản và dễ sử dụng, những người mới bắt đầu cũng có thể tạo biểu mẫu một cách nhanh chóng. Giao diện dễ nhìn, có thể tùy chỉnh chủ đề, hình nền, phông chữ tiêu đề của biểu mẫu để phù hợp với công việc của bạn.
Các phần đặt câu hỏi hoặc yêu cầu phía dưới cũng được tùy chỉnh rất dễ dàng, có những tính năng như chọn loại câu hỏi, kiểu câu trả lời, các giá trị được sắp xếp đơn giản dễ nhìn.
Sau khi khảo sát xong sẽ có bản tóm tắt tự động câu trả lời, các dữ liệu về câu trả lời cũng được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Từ đó bạn có thể tổng hợp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Vì đây là một ứng dụng văn phòng trực tuyến, nên bạn có thể truy cập, tạo và chỉnh sửa biểu mẫu ở bất cứ nơi đâu có kết nối mạng. Những người nhận biểu mẫu cũng có thể trả lời bản khảo sát của bạn dù họ ở đâu, tức là dù họ sử dụng thiết bị di động, máy tính bảng hay máy tính.
Google Forms cũng chú trọng đến việc bảo mật và quyền riêng tư để bảo vệ các dữ liệu mà bạn thu thập được. Google đã áp dụng các biện pháp bảo mật đầu ngành nhằm bảo vệ dữ liệu của bạn, trong đó có các biện pháp bảo vệ nâng cao trước phần mềm độc hại.
Forms còn là ứng dụng có nền tảng đám mây, nhờ vậy bạn không cần lưu tệp trên thiết bị và giảm thiểu rủi ro xảy ra với các thiết bị của bạn. Tất cả các tệp được tải lên Google Drive hoặc được tạo trong Forms đều được mã hoá trong khi truyền và khi lưu trữ, thường xuyên trải qua quy trình xác minh độc lập về khả năng kiểm soát tính bảo mật, quyền riêng tư và sự tuân thủ.
Hướng dẫn sử dụng Google Forms căn bản
Cùng theo dõi cách sử dụng Google Forms căn bản, từng bước và thao tác dễ thực hiện ngay dưới đây nhé!
Truy cập vào Google Forms
Để truy cập vào Google Forms, bạn cần phải có gmail để có thể sử dụng bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google.
Có 2 cách để truy cập vào Google Forms:
- Cách 1: Sau khi đăng nhập gmail, hãy vào Google Drive, chọn Mới, tiếp tục chọn Google Forms và bắt đầu sử dụng.
- Cách 2: Bạn có thể truy cập vào trang chủ Google, tại đây góc bên phải phía trên màn hình sẽ hiện ra mục Google apps, nhấp vào và tìm kiếm ứng dụng Forms có icon màu tím.
Sau đó bạn đã có thể tạo và thực hiện một biểu mẫu mới của riêng mình.
Tạo biểu mẫu mới
Hãy nhấn tạo biểu mẫu mới, lúc này màn hình sẽ hiển thị giao diện gồm 3 mục: Câu hỏi, Câu trả lời và Cài đặt. Góc trái màn hình có phần “Mẫu không có tiêu đề” hãy đặt tên cho biểu mẫu của bạn và bắt đầu thực hiện các bước tiếp theo trong mục Câu hỏi.
Biểu mẫu sẽ yêu cầu bạn đặt tiêu đề, mô tả ngắn thông tin về biểu mẫu và hình ảnh liên quan đến chủ đề mà bạn đang làm. Những thông tin này sẽ nổi bật phía trên cùng, bạn sẽ dễ dàng nhận biết và không bị quên.
Tiếp theo là những trường thông tin, câu hỏi khảo sát phù hợp với chủ đề mà bạn đưa ra. Phần này sẽ có Tiêu đề cho câu hỏi và loại câu trả lời (trắc nghiệm, câu trả lời ngắn, đoạn, lưới trắc nghiệm,…), bạn sẽ phải chọn loại câu trả lời phù hợp với câu hỏi đặt ra. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh ở trường thông tin này.
Thiết kế biểu mẫu
Như đã chia sẻ, Google Forms sẽ cho phép bạn cài đặt màu sắc, chủ đề, phông chữ và hình ảnh liên quan đến thông tin mà bạn đưa ra. Hãy chọn màu sắc tùy ý bạn thích, đặc biệt là hình cover ở đầu trang phải được thiết kế đúng kích thước mới có thể vừa với biểu mẫu của bạn.
Cài đặt biểu mẫu
Trong phần cài đặt biểu mẫu sẽ có các hạng mục như Quản lý câu trả lời (cách thu thập, bảo vệ câu trả lời, cho phép chỉnh sửa câu trả lời, giới hạn số lần trả lời,…), Quản lý cách trình bày (hiển thị thanh tiến độ, xáo trộn thứ tự câu hỏi, gửi thư xác nhận,…) và các chế độ mặc định của biểu mẫu và câu hỏi.
Chia sẻ và thu thập phản hồi
Trước khi hoàn tất các bước tạo biểu mẫu cơ bản, bạn hãy vào mục Câu trả lời để chọn Liên kết với trang tính. Sau đó sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu bạn chọn đích đến cho các phản hồi bằng cách tạo bảng tính mới hoặc chọn bảng tính hiện có. Trong trang tính đó sẽ tổng hợp tất cả các câu trả lời mà bạn nhận được thông qua biểu mẫu. Bạn cũng có thể xem qua trước biểu mẫu đã tạo với tư cách là khách.
Cuối cùng là hoàn thành biểu mẫu bằng cách gửi biểu mẫu qua email hoặc lấy liên kết (thêm người chỉnh sửa tùy ý). Giờ đây bạn đã có thể thu thập ý kiến, thông tin bằng khảo sát biểu mẫu của Google Forms rồi.
Một số mẹo sử dụng Google Forms hiệu quả
Có một số mẹo mà bạn nên biết đó là Google Forms sẽ có thư viện biểu mẫu gợi ý dành cho công việc, ý kiến từ khách hàng, câu hỏi cá nhân,…. rất hữu ích và tiện dụng nên bạn có thể thoải mái lựa chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của mình.
Nếu như bạn thường xuyên phải thực hiện tạo các biểu mẫu và có một số thông tin tương tự nhau thì bạn có thể chọn lựa các câu hỏi đã được sử dụng từ form trước đó. Bạn sẽ không phải tốn thời gian để gõ lại những câu hỏi lặp lại nhiều lần. Bạn cũng có thể tạo, chỉnh sửa biểu mẫu ngay trên điện thoại thông minh.
Ngoài ra, bạn còn có thể thêm video từ youtube bằng cách dẫn link vào thanh công cụ đa phương tiện để biểu mẫu của bạn trông sinh động và thú vị hơn.
