Cách giãn dòng trong word là một trong những điều mà bất kỳ ai sử dụng word cũng cần biết, bởi cách này không chỉ giúp văn bản của bạn trở nên dễ nhìn mà còn trông chuyên nghiệp hơn. Sau đây hãy cùng Phong Vũ Tech News đi tìm hiểu về cách giãn dòng trong word cực kỳ đơn giản và nhanh chóng nhé!
- Cách tạo bảng trong Word từ A – Z cho người mới bắt đầu
- Hướng dẫn cách chèn ảnh vào Word chi tiết, không bị nhảy chữ
- Tổng hợp 3 cách viết phân số trong Word nhanh chóng, đơn giản
Khi nào nên giãn cách dòng trong Word
Giãn dòng trong word là điều mà bất kỳ ai sử dụng Word cũng cần biết, tuy nhiên nó nên được sử dụng tùy vào ngữ cảnh và mục đích khác nhau để giúp văn bản trở nên dễ đọc hơn, tạo cảm giác thông thoáng và chuyên nghiệp. Sau đây là một số trường hợp nên giãn cách dòng trong word:
- Viết báo cáo, luận văn: Giãn cách 1.5 – 2 dòng để dễ đọc.
- Văn bản hành chính: Giãn cách 1.0 dòng để tiết kiệm không gian.
- Tài liệu marketing: Giãn cách 1.15 – 1.5 dòng để dễ nhìn.
- Bài thuyết trình: Giãn cách 1.5 – 2 dòng để nhấn mạnh ý chính.
- Bảng biểu, danh sách: Giãn cách 1.0 – 1.15 dòng để rõ ràng.
Tổng hợp những các cách giãn dòng trong Word đơn giản, dễ làm
Có rất nhiều cách giãn dòng trong word, dưới đây là một số cách thực hiện mà bạn có thể tham khảo:
Sử dụng nút lệnh Line Spacing
Sử dụng nút Line Spacing trong thanh công cụ:
- Bước 1: Đầu tiên bạn tô đậm đoạn văn bản cần giãn dòng.
- Bước 2: Trên thanh công cụ Home, tìm nhóm lệnh Paragraph.
- Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Line Spacing (biểu tượng gồm các dòng ngang với mũi tên lên xuống).
- Bước 4: Chọn mức giãn dòng mong muốn (1.0, 1.15, 1.5, 2.0,…).
Sử dụng hộp thoại Paragraph
Sử dụng hộp thoại Paragraph trên thanh công cụ:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn đoạn văn bản cần giãn dòng.
- Bước 2: Trên thanh công cụ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới phải để mở hộp thoại Paragraph.
- Bước 3: Trong hộp thoại, tìm mục Line spacing trong mục Spacing.
- Bước 4: Chọn kiểu giãn dòng mong muốn:
Single: Giãn dòng đơn.
1.5 lines: Giãn dòng 1.5.
Double: Giãn dòng đôi.
At least: Giãn dòng ít nhất theo khoảng cách tùy chỉnh.
Exactly: Giãn dòng chính xác theo khoảng cách tùy chỉnh.
Multiple: Giãn dòng theo tỷ lệ (ví dụ: 1.3, 1.2).
Tùy chỉnh khoảng cách trước và sau đoạn văn:
- Bước 1: Trong hộp thoại Paragraph, tìm mục Spacing (Before, After).
- Bước 2: Nhập số điểm (pt) để điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn (ví dụ: Before 6 pt, After 12 pt).
- Bước 3: Nhấn OK để áp dụng.
Việc tùy chỉnh khoảng cách trước và sau sẽ giúp đoạn văn bản trở nên dễ nhìn hơn, tránh việc các dòng dính liền sẽ trở nên khó đọc và bố cục không còn mạch lạc.
Sử dụng phím tắt để giãn dòng trong Word
Ngoài 2 cách trên thì còn 1 cách giãn dòng trong word cực kỳ nhanh chóng thực hiện bằng cách sử dụng phím tắt, sau đây hướng dẫn thao tác:
- Giãn dòng đơn: Sử dụng cụm phím tắt ctrl + 1.
- Giãn dòng 1.5: Sử dụng cụm phím tắt ctrl + 5.
- Giãn dòng đôi: Sử dụng cụm phím tắt ctrl + 2.
Cách giãn dòng trong word với mẹo sử dụng phím tắt này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian hơn nhiều so với các cách trên.
Chỉnh khoảng cách dòng cho toàn bộ văn bản
Trong trường hợp nếu bạn muốn áp dụng giãn dòng trong word cho toàn bộ văn bản ở trong file thì hãy thực hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn cần tìm thanh công cụ Home, sau đó chọn vào vào mũi tên mở rộng trong nhóm Paragraph.
- Bước 2: Bạn hãy thiết lập khoảng cách giãn dòng mà mình mong muốn ở mục Line Spacing.
- Bước 2: Sau khi thiết lập xong tùy chọn ở ô Line spacing và At > Bạn hãy chọn tiếp vào mục Set as Default.
Lúc này sẽ hiển thị một thông báo hiển thị hỏi bạn có muốn áp dụng giãn dòng trong word cho toàn bộ văn bản chuẩn bị nhập hay không. Sau đó bạn hãy chọn vào This document only? (áp dụng duy nhất cho file tài liệu này) > Cuối cùng là nhấn OK để xác nhận.
Ngoài ra còn có cách khác đó là sử dụng Styles:
- Bước 1: Trên thanh công cụ Home, nhấp chuột phải vào mục Normal trong phần Styles.
- Bước 2: Sau đó chọn vào mục Modify.
- Bước 3: Trong mục Formatting, bạn hãy chọn khoảng cách giãn dòng mà mình mong muốn.
- Bước 4: Sau khi đã chọn được khoảng cách giãn mong muốn, nhấn OK để áp dụng cho toàn bộ văn bản.
Một số lưu ý khi giãn dòng trong Word
Đầu tiên, việc điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng phải tuân theo yêu cầu định dạng của từng loại tài liệu. Ví dụ, trong báo cáo, luận văn, hoặc văn bản hành chính, khoảng cách dòng thường được thiết lập ở mức 1.5 hoặc 2.0. Việc giãn dòng theo yêu cầu cầu của từng loại tài liệu sẽ làm cho văn bản trở nên dễ đọc và tạo ra không gian cần thiết để bổ sung chú thích hoặc ghi chú khi cần thiết.
Ngoài ra, việc chú ý đến khoảng cách giữa các đoạn văn cũng rất quan trọng. Không chỉ là việc giãn dòng giữa các câu, mà còn phải tạo khoảng trống thích hợp giữa các đoạn để đảm bảo văn bản không bị chen chúc, từ đó giúp người đọc dễ dàng theo dõi. Bạn có thể thực hiện thông qua việc điều chỉnh khoảng cách trước/sau trong hộp thoại định dạng đoạn văn theo hướng dẫn ở trên.
Một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý là tránh khoảng cách dòng quá rộng hoặc quá hẹp. Khoảng cách dòng quá rộng có thể khiến văn bản trở nên rời rạc và mất điểm nhấn, trong khi khoảng cách quá hẹp có thể làm mệt mỏi đôi mắt người đọc, nhất là với những đoạn văn dài. Do đó, việc tìm ra khoảng cách dòng phù hợp là cần thiết để đảm bảo sự thoải mái và tính rõ ràng của văn bản.
Sự nhất quán là yếu tố rất quan trọng. Bạn cần bảo đảm giãn dòng và khoảng cách giữa các đoạn văn được duy trì đồng đều qua toàn bộ tài liệu, tạo nên vẻ chuyên nghiệp và ngăn nắp cho bản văn. Khi làm việc với bảng biểu hoặc danh sách, một giãn dòng nhỏ hơn (1.0 hoặc 1.15) sẽ làm cho tài liệu trở nên gọn gàng, thuận tiện cho việc theo dõi.
Các câu hỏi liên quan đến giãn dòng trong Word
Tại sao tài liệu vẫn có khoảng cách giữa các đoạn văn sau khi đã thay đổi giãn dòng?
Câu trả lời: Khoảng cách giữa các đoạn văn có thể do các cài đặt khoảng cách trước và sau đoạn văn. Để kiểm tra và điều chỉnh, chọn đoạn văn, mở hộp thoại Paragraph và kiểm tra phần Spacing (Khoảng cách) ở dưới cùng. Bạn có thể đặt khoảng cách trước và sau thành 0 pt để giảm bớt khoảng cách giữa các đoạn.
Tôi muốn in tài liệu với giãn dòng cụ thể, nhưng khi tôi chỉnh sửa trên máy tính, nó không giống như khi in. Tại sao?
Câu trả lời: Điều này có thể do các cài đặt giãn dòng khác nhau giữa chế độ xem và chế độ in. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra cài đặt giãn dòng trong hộp thoại Paragraph và xem trước tài liệu trước khi in để đảm bảo rằng mọi thứ đều như bạn mong muốn.
Lời kết
Trên đây là tổng hợp các cách giãn dòng trong word, hi vọng bài viết này hữu ích với bạn và giúp bạn biết được cách sử dụng công cụ giãn dòng. Nhìn chung thì đây cách giãn dòng trong word cũng khá đơn giản và cực kỳ cần thiết dành cho những ai sử dụng.
