Bạn thường xuyên làm việc với bảng tính Excel và cảm thấy việc tìm kiếm thông tin quá mất thời gian? Hàm VLOOKUP chính là thủ thuật giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Với hàm này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một bảng lớn chỉ với vài cú click chuột. Cùng Phong Vũ Tech News khám phá cách thức hoạt động của hàm VLOOKUP và những ứng dụng thực tiễn của nó trong công việc nhé!
- Hướng dẫn xuống dòng trong Excel và Google Sheets đơn giản, nhanh chóng
- Cách tính số ngày trong Excel mà bạn có thể quan tâm
- Tất tần tật về Excel cơ bản, dễ hiểu dành cho người mới
Công thức hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một trong những hàm cơ bản nhưng vô cùng hữu ích trong Excel, được sử dụng rộng rãi để tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một bảng. Hãy hình dung bạn có một danh sách sản phẩm với các thông tin như mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá bán, và bạn muốn tìm giá bán của một sản phẩm cụ thể. Thay vì phải lướt qua từng dòng để tìm kiếm, hàm VLOOKUP sẽ giúp bạn làm điều đó chỉ với một công thức duy nhất.
Công thức của hàm VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)
Trong đó:
- lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm. Đây có thể là một số, văn bản hoặc một ô chứa giá trị đó.
- table_array: Phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm. Đây là một bảng hoặc một dải ô.
- col_index_num: Số thứ tự của cột trong bảng mà bạn muốn lấy kết quả trả về. Cột đầu tiên của bảng luôn có số thứ tự là 1.
- range_lookup: (Tùy chọn) Một giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) chỉ định kiểu tìm kiếm.
Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.
Ví dụ về hàm VLOOKUP
Bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những ví dụ thực tế để thấy rõ hơn về sức mạnh của hàm VLOOKUP trong việc tìm kiếm và trích xuất dữ liệu. Thông qua các ví dụ này, bạn sẽ nắm vững cách xây dựng công thức VLOOKUP hiệu quả và áp dụng nó vào các tình huống làm việc khác nhau. Hãy cùng bắt đầu nhé!
Ví dụ 1: Tìm kiếm điểm số của học sinh
Giả sử bạn có bảng điểm của một lớp học như sau:
Bạn muốn tìm điểm Toán của học sinh có tên “Nguyễn Văn A”. Công thức sẽ là:
=VLOOKUP(“Nguyễn Văn A”; A2:D5; 3; FALSE)
Trong đó:
- Nguyễn Văn A: Là tên học sinh cần tìm.
- A2:D5: Là phạm vi bảng điểm.
- 3: Là cột thứ 3 (cột Điểm Toán) mà bạn muốn trả về kết quả.
- FALSE: Tìm kiếm chính xác.
Ví dụ 2: Tìm tên sản phẩm dựa trên mã sản phẩm
Giả sử bạn có bảng danh sách sản phẩm như sau:
Bạn muốn biết tên của sản phẩm có mã là SP002. Công thức sẽ là:
=VLOOKUP(“SP002”; A2:D4; 2; FALSE)
Trong đó:
- SP002: Là mã sản phẩm cần tìm.
- A2:D4: Là phạm vi bảng điểm.
- 2: Là cột thứ 2 (cột Tên sản phẩm) mà bạn muốn trả về kết quả.
- FALSE: Tìm kiếm chính xác.
Ví dụ 3: Tìm mức lương dựa trên cấp bậc
Giả sử bạn có bảng lương như sau:
Bạn muốn biết mức lương cơ bản của nhân viên cấp bậc 2. Công thức sẽ là:
=VLOOKUP(2; A2:D4; 2; FALSE)
Trong đó:
- 2: Là mã nhân viên cấp bậc cần tìm.
- A2:D4: Là phạm vi bảng điểm.
- 2: Là cột thứ 2 (cột Mức lương cơ bản) mà bạn muốn trả về kết quả.
- FALSE: Tìm kiếm chính xác.
Ví dụ 4: Tính tổng tiền hàng
Giả sử bạn có bảng đơn hàng như sau:
Với bảng giá sản phẩm như ví dụ trên. Bạn muốn tính tổng tiền cho mỗi đơn hàng.
- Bước 1: Tạo thêm một cột Thành tiền trong bảng đơn hàng.
- Bước 2: Ở ô tính tổng tiền của đơn hàng đầu tiên, nhập công thức:
=VLOOKUP(A2; A2:C9; 3; FALSE) * B2
Trong đó:
- VLOOKUP(A2, A7:C9, 3, FALSE): Hàm này sẽ tìm giá của sản phẩm có mã SP001 trong bảng giá và trả về kết quả là 5000.
- * B2: Nhân kết quả trên (5000) với số lượng sản phẩm (2) để tính được tổng tiền là 10000.
Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, ô D2 sẽ hiển thị kết quả là 10000. Để tính tổng tiền cho các đơn hàng còn lại, bạn chỉ cần copy công thức ở ô D2 xuống các ô bên dưới.
Ví dụ 5: Kiểm tra điều kiện và trả về kết quả
Giả sử bạn có bảng điểm như hình và muốn kiểm tra học sinh đạt hay không đạt.
- Bước 1: Tạo thêm một cột “Kết quả”.
- Bước 2: Ở ô kết quả của học sinh đầu tiên, nhập công thức:
=IF(VLOOKUP(“Nguyễn Văn A”; A2:C4; 3; FALSE) >= 5; “Đạt”; “Không đạt”)
Công thức này sẽ kiểm tra xem điểm Toán của học sinh có lớn hơn hoặc bằng 5 không. Nếu đúng, trả về “Đạt”, ngược lại trả về “Không đạt”.
Một số lỗi thường gặp về hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một công cụ vô cùng hữu ích trong Excel. Tuy nhiên, khi sử dụng nó, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:
Lỗi #N/A
Nguyên nhân:
- Giá trị tìm kiếm không tồn tại: Giá trị bạn đang tìm kiếm không có trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu.
- Sai kiểu dữ liệu: Giá trị tìm kiếm và các giá trị trong cột đầu tiên có kiểu dữ liệu khác nhau (ví dụ: số và văn bản).
- Sắp xếp dữ liệu sai: Nếu sử dụng tìm kiếm gần đúng (TRUE), cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại giá trị tìm kiếm: Đảm bảo rằng giá trị bạn nhập chính xác và tồn tại trong bảng dữ liệu.
- Kiểm tra kiểu dữ liệu: Đảm bảo rằng kiểu dữ liệu của giá trị tìm kiếm và các giá trị trong cột đầu tiên là giống nhau.
- Sắp xếp dữ liệu: Nếu sử dụng tìm kiếm gần đúng, hãy sắp xếp cột đầu tiên của bảng theo thứ tự tăng dần.
Lỗi #REF!
Nguyên nhân:
- Tham chiếu ô không hợp lệ: Phạm vi bảng dữ liệu (table_array) hoặc số thứ tự cột (col_index_num) không đúng.
- Bảng dữ liệu bị xóa hoặc di chuyển: Phạm vi bảng dữ liệu đã bị thay đổi.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại công thức: Đảm bảo rằng phạm vi bảng dữ liệu và số thứ tự cột được nhập chính xác.
- Kiểm tra lại bảng dữ liệu: Đảm bảo rằng bảng dữ liệu vẫn tồn tại và không bị di chuyển.
Lỗi #VALUE!
Nguyên nhân:
- Số thứ tự cột không hợp lệ: Số thứ tự cột (col_index_num) không phải là một số nguyên dương hoặc lớn hơn số cột trong bảng dữ liệu.
- Giá trị tìm kiếm là một mảng: Bạn đang cố gắng tìm kiếm một mảng giá trị thay vì một giá trị đơn lẻ.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại số thứ tự cột: Đảm bảo rằng số thứ tự cột là một số nguyên dương và nằm trong phạm vi của bảng dữ liệu.
- Kiểm tra giá trị tìm kiếm: Đảm bảo rằng giá trị tìm kiếm chỉ là một giá trị đơn lẻ.
Lỗi #NAME?
Nguyên nhân:
- Tên hàm viết sai: Tên hàm VLOOKUP bị viết sai hoặc có khoảng trắng thừa.
- Tham số không hợp lệ: Một trong các tham số của hàm không hợp lệ (ví dụ: dấu ngoặc đơn không đóng đúng).
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại cú pháp: Đảm bảo rằng tên hàm và cú pháp của hàm được viết chính xác.
- Kiểm tra các tham số: Kiểm tra lại từng tham số của hàm để đảm bảo chúng hợp lệ.
Các lỗi khác và cách khắc phục chung
Kết quả không chính xác:
- Kiểm tra lại dữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu trong bảng chính xác và không có lỗi.
- Kiểm tra lại công thức: Đọc kỹ công thức và đảm bảo rằng nó thực hiện đúng chức năng mong muốn.
Công thức quá dài và khó hiểu:
- Sử dụng các ô trung gian: Chia nhỏ công thức thành các phần nhỏ hơn và sử dụng các ô trung gian để lưu trữ kết quả trung gian.
- Đặt tên cho phạm vi: Đặt tên cho các phạm vi dữ liệu để làm cho công thức dễ đọc hơn.
Một số lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một công cụ vô cùng hữu ích trong Excel, nhưng để sử dụng hiệu quả, chúng ta cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng. Dưới đây là những điểm bạn cần ghi nhớ:
Cột tra cứu luôn phải ở vị trí đầu tiên
Đây là quy tắc bắt buộc của hàm VLOOKUP. Giá trị cần tìm (lookup_value) phải nằm ở cột đầu tiên của bảng dữ liệu.Nếu không tuân thủ quy tắc này, hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả #N/A (không tìm thấy). Ví dụ, nếu bạn muốn tìm thông tin về một sản phẩm dựa trên mã sản phẩm, thì cột “Mã sản phẩm” phải là cột đầu tiên trong bảng dữ liệu của bạn.
Kiểu so sánh: chính xác hay tương đối
Tham số range_lookup là tham số quyết định kiểu so sánh.
- FALSE (0): So sánh chính xác. Giá trị tìm kiếm phải trùng khớp hoàn toàn với giá trị trong cột đầu tiên.
- TRUE (1): So sánh tương đối. Giá trị tìm kiếm chỉ cần lớn hơn hoặc bằng giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên.
Khi sử dụng so sánh tương đối, cột đầu tiên của bảng dữ liệu cần được sắp xếp tăng dần. Phép so sánh này sẽ được sử dụng để tìm giá trị gần đúng hoặc khi dữ liệu không hoàn toàn chính xác.
Số cột trả về
Tham số column_index_num: Chỉ định cột chứa giá trị cần trả về, tính từ cột đầu tiên của bảng dữ liệu. Tuy nhiên, số cột trả về phải nhỏ hơn hoặc bằng số cột của bảng dữ liệu. Ví dụ, nếu cột đầu tiên là “Mã sản phẩm”, cột thứ hai là “Tên sản phẩm” và bạn muốn tìm tên sản phẩm, thì column_index_num sẽ là 2
Khóa bảng dữ liệu (table_array)
Khi sao chép công thức, bảng dữ liệu (table_array) thường không thay đổi. Để đảm bảo điều này, bạn nên khóa bảng dữ liệu bằng dấu “$”. Lưu ý này sẽ tránh lỗi khi sao chép công thức và đảm bảo tính chính xác của kết quả. Ví dụ: =VLOOKUP(A2,$B$2:$C$10,2,FALSE)
Kiểu dữ liệu của giá trị tra cứu
Nếu giá trị tra cứu là số nhưng trong bảng dữ liệu lại được định dạng là văn bản, hàm VLOOKUP sẽ không tìm thấy kết quả. Lúc này, bạn cần kiểm tra và đảm bảo kiểu dữ liệu của giá trị tra cứu và trong bảng dữ liệu là giống nhau. Hoặc có thể sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi văn bản sang số nếu cần.
Hiểu rõ những lưu ý trên sẽ giúp bạn sử dụng hàm VLOOKUP một cách hiệu quả và tránh những lỗi không đáng có. Ngoài ra, để tăng cường khả năng sử dụng Excel, bạn có thể kết hợp VLOOKUP với các hàm khác như INDEX, MATCH để giải quyết những bài toán phức tạp hơn.
Tổng kết
Với những hướng dẫn, ví dụ chi tiết và những lưu ý quan trọng mà chúng ta vừa tìm hiểu, bạn đã có thể tự tin sử dụng hàm VLOOKUP để giải quyết các bài toán tìm kiếm dữ liệu trong Excel. Hàm VLOOKUP không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chính xác cho công việc của bạn. Hãy tận dụng tối đa công cụ mạnh mẽ này để nâng cao hiệu quả làm việc với Excel nhé!
