Trang trắng không mong muốn trong Word có thể khiến tài liệu trở nên thiếu chuyên nghiệp, làm tăng số lượng trang một cách không cần thiết và gây khó khăn khi in ấn hoặc chia sẻ. Việc loại bỏ các trang trắng giúp văn bản trở nên gọn gàng, dễ đọc và dễ theo dõi hơn. Trong bài viết dưới đây, Phong Vũ Tech News sẽ hướng dẫn bạn cách xóa trang trắng trong Word 2010, 2013 và 2016 một cách nhanh chóng, hiệu quả và dễ thực hiện.
I. Trang trắng trong Word là gì?
Trang trắng trong Word (hay còn gọi là Blank Page) là trang không chứa nội dung như văn bản, hình ảnh hoặc ký tự. Chúng xuất hiện do nhiều nguyên nhân khác nhau và có ảnh hưởng đến bố cục tài liệu. Cụ thể:
- Trang trắng thường xuất hiện khi người dùng nhấn phím Enter nhiều lần, tạo khoảng trống lớn dẫn đến việc Word đẩy nội dung sang trang mới.
- Chèn ngắt trang (Page Break) hoặc ngắt đoạn (Section Break) không cần thiết.
- Khi tài liệu chứa bảng biểu ở cuối, Word tự động thêm một đoạn trống phía sau, tạo ra trang trắng không mong muốn.
- Các lỗi định dạng hoặc vấn đề tương thích giữa các phiên bản Word cũng có thể tạo ra trang trắng.
Trang trắng có thể xuất hiện ở bất kỳ vị trí nào trong tài liệu, từ đầu, giữa, đến cuối văn bản. Tuy nhiên, chúng thường xuất hiện ở cuối tài liệu, đặc biệt khi người dùng không kiểm soát tốt các ký tự định dạng.
Xem thuê: Cách tạo dấu chấm trong Word (….) tự động nhanh chóng
II. Tại sao cần phải xóa trang trắng?
Việc xóa trang trắng giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và chất lượng trình bày của văn bản. Những trang trắng không chủ đích thường khiến tài liệu trở nên kém thẩm mỹ, đặc biệt là trong các loại văn bản quan trọng như báo cáo, luận văn hay hợp đồng. Một tài liệu được sắp xếp gọn gàng, liền mạch và không có trang thừa sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với người đọc.
Ngoài yếu tố thẩm mỹ, loại bỏ trang trắng còn góp phần tiết kiệm tài nguyên in ấn như giấy, mực và chi phí liên quan – một điều đặc biệt cần thiết trong môi trường doanh nghiệp hoặc khi in ấn với số lượng lớn.
Hơn nữa, sự xuất hiện của các trang trắng xen kẽ có thể gây gián đoạn khi đọc hoặc chỉnh sửa, làm ảnh hưởng đến mạch thông tin và gây nhầm lẫn. Chúng cũng ảnh hưởng đến các yếu tố định dạng tự động khác như đánh số trang, mục lục hoặc liên kết trong trang. Do đó, việc xóa trang trắng không chỉ cải thiện trải nghiệm người dùng mà còn giúp đảm bảo tính chính xác và tính nhất quán của toàn bộ tài liệu.
III. Hướng dẫn cách xóa trang trắng trong Word
Trang trắng xuất hiện bất ngờ trong tài liệu Word có thể khiến bạn bối rối, đặc biệt khi cần in ấn hoặc gửi đi. Dưới đây là các cách đơn giản và hiệu quả để bạn nhanh chóng xóa bỏ những trang trắng không mong muốn.
1. Xóa trang trắng cơ bản bằng phím Delete và Backspace
Bước 1: Mở tài liệu Word cần chỉnh sửa, sau đó di chuyển con trỏ chuột đến cuối trang trắng hoặc đầu trang tiếp theo.
Bước 2: Nhấn phím Delete để xóa ký tự về phía trước hoặc Backspace để xóa về phía sau, loại bỏ khoảng trắng hoặc ký tự Enter tạo ra trang trắng.
Bước 3: Kiểm tra lại tài liệu để đảm bảo nội dung chính không bị ảnh hưởng.
Cách xóa trang trắng này có thể áp dụng cho tất cả các phiên bản Word 2010, 2013 và 2016. Trong trường hợp trang trắng vẫn không biến mất, bạn nên kiểm tra lại hoặc thực hiện một trong những cách xóa trang trắng dưới đây.
2. Xóa trang trắng bằng công cụ Paragraph
Bước 1: Mở tài liệu Word và vào tab Home trên thanh công cụ. Sau đó nhấn biểu tượng Paragraph (¶) để hiển thị các ký tự ẩn như dấu Enter, Page Break hoặc Section Break.
Bước 2: Di chuyển đến trang trắng, bôi đen các ký tự ẩn (¶) hoặc ký tự Page Break/Section Break xuất hiện trên trang.
Bước 3: Nhấn Delete hoặc Backspace để xóa các ký tự đã chọn và kiểm tra lại bố cục tài liệu để đảm bảo không bị lỗi định dạng.
Khi trang trắng do Page Break hoặc Section Break, đặt con trỏ ngay trước ký tự này trước khi xóa để tránh làm thay đổi định dạng của các phần khác như lề hoặc header/footer.
3. Xóa trang trắng sau bảng biểu
Bước 1: Mở tài liệu Word và vào tab Home và nhấn biểu tượng Paragraph (¶) để hiển thị các ký tự ẩn.
Bước 2: Tìm các ký tự ¶ phía dưới bảng trên trang trắng và bôi đen chúng.
Bước 3: Nhấn Ctrl+D để mở hộp thoại Font, chọn tùy chọn Hidden, sau đó nhấn OK.
Bước 4: Nhấn lại biểu tượng Paragraph để ẩn các ký tự ẩn. Trang trắng sẽ biến mất.
Bước 5: Kiểm tra lại bảng biểu để đảm bảo định dạng không bị ảnh hưởng.
Phương pháp này giúp giữ nguyên định dạng bảng, đặc biệt hữu ích khi làm việc với các tài liệu chứa bảng biểu lớn. Việc xóa trực tiếp các đoạn trống bên dưới bảng có thể gây lỗi bố cục, do đó sử dụng tính năng ẩn (Hidden) là giải pháp an toàn và hiệu quả hơn.
4. Xóa trang trắng bất kỳ bằng Navigation Pane
Bước 1: Mở tài liệu Word và vào tab View. Sau đó tích chọn Navigation Pane để hiển thị danh sách các trang bên trái màn hình.
Bước 2: Nhấn chọn Pages, tiến hành tìm và nhấp vào trang trắng trong Navigation Pane để di chuyển đến vị trí đó.
Bước 3: Sử dụng phím Delete, Backspace hoặc công cụ Paragraph như hướng dẫn ở trên để xóa trang trắng và tiến hành iểm tra lại tài liệu để đảm bảo nội dung không bị ảnh hưởng.
Cách làm trên chỉ áp dụng cho Word 2013 và 2016, không khả dụng trên Word 2010, đây là một trong những cách giúp tiết kiệm thời gian khi xử lý tài liệu có nhiều trang, đặc biệt khi trang trắng nằm rải rác.
5. Xóa trang trắng bằng tổ hợp phím Go To
Bước 1: Mở tài liệu Word và nhấn Ctrl+G hoặc F5 để mở hộp thoại Go To.
Bước 2: Trong mục Enter page number, gõ \page rồi nhấn Enter để chọn toàn bộ trang trắng.
Bước 3: Đóng hộp thoại và kiểm tra xem trang trắng đã được chọn đúng chưa.
Bước 4: Nhấn Delete để xóa trang trắng. Sau đó xem lại tài liệu để đảm bảo không xóa nhầm nội dung quan trọng.
Phương pháp này phù hợp khi cần xóa trang trắng ở vị trí cụ thể trong tài liệu dài và có thể thực hiện trên cả ba phiên bản Word 2010, 2013, 2016.
IV. Một số lưu ý khi xóa trang trắng
Luôn bật công cụ Paragraph (¶) để hiển thị ký tự ẩn, để xác định chính xác các nguyên nhân gây ra trang trắng như Enter, Page Break, hoặc Section Break.
Khi xóa Section Break, cần cẩn thận vì thao tác này có thể làm thay đổi định dạng lề, header/footer hoặc bố cục của các phần khác trong tài liệu. Đối với trang trắng sau bảng, sử dụng tính năng Hidden thay vì xóa trực tiếp đoạn trống để tránh làm hỏng bố cục bảng.
Sau khi xóa trang trắng, cần kiểm tra lại toàn bộ tài liệu để đảm bảo nội dung, mục lục, hoặc số trang không bị ảnh hưởng.
Lưu bản sao dự phòng trước khi thực hiện bất kỳ thao tác xóa nào là cách an toàn để tránh mất dữ liệu do thao tác nhầm. Nếu tài liệu có định dạng phức tạp, thử lưu dưới dạng .docx hoặc .doc để kiểm tra độ tương thích, vì một số lỗi trang trắng có thể xuất phát từ vấn đề định dạng giữa các phiên bản Word.
V. Tổng kết
Xóa trang trắng trong Word là thao tác cần thiết để đảm bảo tài liệu chuyên nghiệp, gọn gàng và hiệu quả. Với các phương pháp đơn giản và dễ áp dụng kể trên, bạn hoàn toàn có thể xử lý trang trắng không cần thiết một cách nhanh chóng. Nếu bạn cần thêm thông tin, đừng quên theo dõi Phong Vũ Tech News để không bỏ lỡ nhiều thủ thật bổ ích và tin tức công nghệ mới nhất nhé!
Bài viết liên quan:
