Bạn đã bao giờ cảm thấy bực mình khi mất đi một tài liệu Word quan trọng do quên lưu? Hay đơn giản là bạn muốn tìm một cách nhanh chóng để lưu file Word trên chiếc điện thoại của mình? Đừng lo lắng, bài viết này Phong Vũ Tech News sẽ hướng dẫn chi tiết cách lưu file Word trên máy tính, điện thoại cực dễ.
- Chi tiết cách vẽ sơ đồ trong Word nhanh nhất, cực đơn giản
- 7 Cách chuyển File ảnh sang Word online miễn phí nhanh chóng
- Cách tắt, bỏ gạch đỏ trong Word trên laptop Window, MacBook mới nhất
Ưu điểm của việc lưu file Word
Ưu điểm của việc lưu file Word dễ nhận thấy nhất là đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. Trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc tắt máy mà chưa kịp lưu lại, bạn có thể mất hoàn toàn dữ liệu của mình. Việc lưu file định kỳ giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất đi trong bất cứ trường hợp nào.
Lưu file word vào thư mục còn giúp bạn dễ dàng truy cập và chỉnh sửa lại trong trường hợp cần thiết. Bạn có thể dễ dàng mở file Word trên bất kỳ thiết bị máy tính nào và tiếp tục làm việc từ nơi đã dừng lại. Bên cạnh đó, bạn có thể chia sẻ file Word với người khác một cách thuận tiện, cho phép họ xem và chỉnh sửa nội dung.
Không chỉ dừng lại ở đó, lưu trữ file Word cho phép bạn tạo bản sao lưu (back up) công việc của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn lưu trữ phiên bản trước đó hoặc khôi phục dữ liệu sau khi chỉnh sửa. Bạn có thể lưu file với tên khác hoặc sử dụng tính năng “Lưu dưới dạng” để tạo bản sao lưu.
Ngoài ra, việc lưu file Word giúp bạn có thể lưu văn bản vào thư mục với nhiều định dạng khác nhau như DOC, DOCX, PDF và nhiều hơn thế nữa. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các thiết lập lưu trữ để đáp ứng nhu cầu cụ thể, bao gồm cài đặt mật khẩu bảo vệ và nén file nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ.
Hướng dẫn chi tiết cách lưu file Word đơn giản
Lưu trữ file trên Word giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lưu file Word đơn giản, dễ dàng thực hiện:
Dùng lệnh Save để lưu tệp trong Word
- Tại màn hình file Word đang soạn thảo văn bản, nhấn vào biểu tượng “Save” ở góc bên trái
- Lúc này danh sách các tùy chọn về vị trí lưu file sẽ xuất hiện > Nhấn vào Browse để thực hiện cách lưu file Word vào thư mục. Danh sách bao gồm “Recent Document”, “OneDrive”, “This PC”, “Add a Place”, “Browse”. Nếu đang sử dụng Word 2010, 2007 hoặc 2003 có thể bỏ qua bước này
- Trong hộp thoại xuất hiện, đặt tên file và chọn vị trí lưu file
- Tại mục “ Save as type” chọn kiểu thư mục muốn lưu file
Lưu tài liệu trong Word bằng lệnh Save As
- Tại màn hình file Word đang soạn thảo, nhấn chọn thẻ File để thực hiện cách lưu file vào thư mục trên máy tính > Nhấn chọn Save As
- Lúc này danh sách cách tùy chọn về lưu File sẽ xuất hiện > Nhấp vào Browse
- Tại hộp thoại xuất hiện, chọn vị trí lưu file và đặt tên cho file Word
- Chọn kiểu thư mục muốn lưu ở phần Save As Type > Cuối cùng nhấn chọn OK
Lưu file word nhanh chóng bằng tổ hợp phím tắt
- Tại màn hình file Word đang soạn thảo nhấn tổ hợp phím Ctrl + S rồi thực hiện các bước tương tự như hai cách trên
Hướng dẫn mở file Word đã lưu
Muốn tiếp tục công việc dang dở trên file Word phải mở file như thế nào? Khi thực hiện lưu file vào thư mục trên máy tính thì trong mọi trường hợp kể cả đã tắt máy khởi động lại hoặc làm việc trên thiết bị khác, bạn hoàn toàn có thể mở file và tiếp tục soạn thảo làm việc với nó.
Cách mở file Word bằng công cụ tích hợp sẵn
- Mở file Word > Chọn thẻ File > Nhấn vào chọn Open
- Trong danh sách hiển thị bên phải, tìm kiếm file Word cần mở. Bạn có thể sử dụng thanh cuộn hoặc phương thức tìm kiếm nâng cao theo tên file đã lưu. Nếu sử dụng cách tìm kiếm nâng cao, nhấn chọn Browse > Nhập tên file vào hộp thoại xuất hiện
- Nhấp vào file Word đã tìm được > Nhấn Open để mở
Mở nhanh file Word đã lưu bằng phím tắt
Để thực hiện mở nhanh file Word đã lưu, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O rồi thực hiện các bước tương tự như đã được đề cập đến ở trên.
Các câu hỏi thường gặp về cách lưu file Word
Để có thể lưu trữ và quản lý file hiệu quả, bạn cần tìm hiểu rõ hơn về Word. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách lưu file Word mà Phong Vũ Tech News đã tổng hợp lại cho bạn.
Save với save as khác nhau như thế nào?
Chắc hẳn sẽ có rất nhiều bạn thắc mắc Save và Save as khác nhau như thế nào. Cả hai đều giúp lưu văn bản đang soạn thảo. Tuy nhiên, save và save as có một vài điểm khác nhau như sau:
- Save dùng để lưu những thay đổi vừa thực hiện trong file Word hiện tại. Save as cho phép tạo một bản sao của file Word hiện tại
- Sử dụng Save, file sẽ được đè nén lên file cũ, tức là ghi đè toàn bộ nội dung mới lên file cũ. Còn nếu sử dụng Save bạn có thể đặt tên mới, chọn vị trí lưu khác và thậm chí thay đổi định dạng file
- Nói cách khác, Save giúp cập nhật phiên bản mới nhất của file. Trong khi đó, Save as sẽ rất hữu ích nếu bạn muốn giữ nhiều phiên bản của cùng một file hoặc trong trường hợp muốn chuyển đổi định dạng file
Làm sao để gửi file Word qua Zalo?
Để gửi file Word qua Zalo, bạn chỉ cần thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:
- Mở cuộc trò chuyện với người mà bạn muốn gửi file
- Chọn biểu tượng đính kèm, có thể là dấu cộng hoặc hình cái kẹp giấy
- Duyệt đến thư mục chứa file Word muốn gửi
- Nhấn chọn file và ấn gửi
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý Zalo có giới hạn kích thước file gửi. Do đó, nếu file quá lớn hãy nén lại trước khi gửi hoặc chia sẻ qua các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox rồi gửi link cho người nhận. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo người nhận có thể mở được định dạng file bạn gửi.
Microsoft Word cho phép lưu file dạng gì?
Microsoft Word hỗ trợ người dùng lưu file dưới nhiều định dạng khác nhau. Phổ biến nhất là:
- .docx: Định dạng mặc định của Word phiên bản 2007 trở đi. Định dạng này có chứa đầy đủ tính năng của Word
- .doc: Định dạng cũ, thường được dùng cho các phiên bản trước phiên bản 2007
- PDF: Định dạng dưới dạng văn bản điện tử không thể chỉnh sửa
- .rtx: Định dạng có thể được mở trên nhiều ứng dụng khác nhau
- .txt: Định dạng văn bản thuần túy, chỉ chứa chữ và các ký tự đơn giản
- Ngoài ra còn nhiều các định dạng khác nhưng ít khi sử dụng hơn. Chẳng hạn như XPS, HTML, OpenDocument…
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lưu file cũng như mở file Word trên máy tính, điện thoại cực dễ. Hy vọng bạn có thể áp dụng thành công. Nếu trong quá trình lưu hoặc mở file bạn gặp vấn đề gì, đừng ngần ngại mà hãy để lại bình luận bên dưới để được đội ngũ admin của Phong Vũ Tech News giải đáp. Và đừng quên tiếp tục theo dõi Phong Vũ Tech News để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hay cũng như các tin tức công nghệ mới nhất nhé.
