Trong công việc hàng ngày, chúng ta luôn cần phải xử lý dữ liệu trên Google Sheet, đặc biệt là khi bạn phải làm việc với nhiều bảng tính khác nhau. Việc sao chép thủ công dữ liệu giữa các bảng tính này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Vì vậy hàm IMPORTRANGE ra đời như một giải pháp hữu hiệu cho vấn đề này, giúp bạn tự động lấy dữ liệu từ một bảng tính Google Sheet này sang bảng tính khác một cách nhanh chóng và chính xác.
Hãy cùng Phong Vũ Tech News tìm hiểu về hàm IMPORTRANGE và cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet này một cách hiệu quả nhé.
- Hướng dẫn xuống dòng trong Excel và Google Sheets đơn giản, nhanh chóng
- Hướng dẫn chi tiết cách tạo Google Forms chuyên nghiệp 2024
- Hàm VLOOKUP trong Excel – Hướng dẫn sử dụng và một số lưu ý quan trọng
Hàm IMPORTRANGE là gì?
Hàm IMPORTRANGE Google Sheet là một hàm mạnh mẽ cho phép bạn nhập dữ liệu từ một bảng tính này sang một bảng tính khác. Điểm đặc biệt của hàm IMPORTRANGE là nó tạo ra một liên kết động giữa hai bảng tính. Điều này có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên bảng tính gốc sẽ tự động được cập nhật trên bảng tính đích, giúp bạn luôn làm việc với dữ liệu mới nhất mà không cần phải sao chép thủ công.
Câu lệnh của hàm IMPORTRANGE là gì?
Câu lệnh của hàm IMPORTRANGE khá đơn giản và dễ nhớ:
=IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)
Trong đó:
- spreadsheet_url: Là URL của bảng tính gốc chứa dữ liệu bạn muốn lấy. Bạn có thể sao chép URL này từ thanh địa chỉ của trình duyệt web.
- range_string: Là chuỗi xác định vùng dữ liệu bạn muốn lấy từ bảng tính gốc. Chuỗi này bao gồm tên sheet và phạm vi ô, ví dụ “Sheet1!A1:B10”.
Cách ứng dụng Google Sheet IMPORTRANGE
Hàm IMPORTRANGE có thể được ứng dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, dưới đây là một số ví dụ minh họa:
Lấy dữ liệu từ một Sheet file khác
Giả sử bạn có hai bảng tính Google Sheet: một bảng tính chứa danh sách số lượng học sinh. Bạn muốn lấy thông tin học sinh từ bảng tính thứ nhất sang bảng tính thứ hai để tiện theo dõi.
Các bước thực hiện:
- Mở bảng tính Google Sheet chứa dữ liệu bạn muốn sao chép. Trong ví dụ này, bảng tính nguồn có tên là “Số lượng học sinh”.
- Mở bảng tính mà bạn muốn nhập dữ liệu vào. Trong ví dụ này, bảng tính đích có tên là “Số học sinh”.
- Sao chép URL của bảng tính nguồn — hãy sao chép toàn bộ URL ngoại trừ phần “edit#gid=0” tự động xuất hiện ở cuối.
- Nhấp vào ô đích, tức là ô mà bạn muốn dữ liệu được nhập bắt đầu từ đó. Trong trường hợp này, đó là ô A2 của bảng tính “Số học sinh”.
- Nhập công thức =IMPORTRANGE ngay sau đó là (spreadsheet_url, range_string). Ví dụ: =IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vvp0Cvtd3tF9AfXwUKjuO3HDvfB1sx1-7ZNOdTJ2gw0”, “Sheet1!A2:C4”)
- Nếu bảng tính nguồn của bạn có nhiều trang tính, bạn cần phải chỉ định rõ ràng trang tính mà bạn muốn lấy dữ liệu (Ví dụ Sheet1, Sheet2, …). Nếu không, Google Sheets sẽ tự động nhập dữ liệu từ trang tính đầu tiên.
- Nhấn Enter.
- Lần đầu tiên bạn kết nối dữ liệu giữa các bảng tính, bạn sẽ gặp thông báo lỗi #REF!. Đây là điều bình thường. Hãy nhấp vào “Cho phép truy cập – Allow access” để cấp quyền cho bảng tính đích truy cập vào dữ liệu của bảng tính nguồn.
- Vậy là xong! Google Sheets sẽ nhập phạm vi dữ liệu đã chỉ định vào bảng tính đích của bạn. Mọi cập nhật được thực hiện trên bảng tính nguồn cũng sẽ tự động được cập nhật trên bảng tính đích.
Lấy trực tiếp dữ liệu nằm trong file
Ngoài việc lấy dữ liệu từ một file Google Sheet khác, bạn cũng có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ một sheet khác trong cùng một file. Cách thực hiện tương tự như trên, chỉ khác ở bước nhập chuỗi vùng dữ liệu. Bạn cần chỉ định rõ tên sheet mà bạn muốn lấy dữ liệu.
Ví dụ, để lấy dữ liệu từ Sheet1 sang Sheet2 trong cùng file hãy thực hiện theo các bước sau:
- Mở sheet bạn muốn nhập dữ liệu vào
- Nhập hàm =IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string). Trong đó phần “spreadsheet_url” được nhập phần url từ chính file bạn đang mở. Và phần chuỗi vùng dữ liệu “range_string” sẽ là tên trang và vùng dữ liệu bạn muốn lấy ra từ chính trang đó.
Cách kết hợp hàm IMPORTRANGE với những hàm khác
Để nâng cao hiệu quả sử dụng hàm IMPORTRANGE, bạn có thể kết hợp nó với các hàm khác trong Google Sheet. Dưới đây là một số ví dụ:
Kết hợp cùng hàm IF
Kết hợp IMPORTRANGE với hàm IF (hay còn gọi là hàm IMPORTRANGE có điều kiện) cho phép bạn nhập dữ liệu có điều kiện. Ví dụ, bạn chỉ muốn nhập dữ liệu từ bảng tính gốc nếu một điều kiện nào đó được thỏa mãn.
Trong ví dụ này, hãy lọc ra các học sinh có độ tuổi lớn hơn 14, lúc này dữ liệu chỉ được nhập từ bảng tính gốc nếu giá trị trong ô B2 lớn hơn 14.
=IF(B2>14, IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vvp0Cvtd3tF9AfXwUKjuO3HDvfB1sx1-7ZNOdTJ2gw0/”, “Sheet1!A1:C4”), “”)
Kết quả hiện ra sẽ là thông tin các học sinh có độ tuổi lớn hơn 14
Kết hợp cùng hàm Query
Hàm QUERY cho phép bạn lọc và sắp xếp dữ liệu được nhập từ bảng tính gốc.
Trong ví dụ dưới đây, hãy lọc ra các học sinh có độ tuổi lớn hơn 15, lúc này dữ liệu chỉ được lấy ở các hàng có giá trị ở cột 2 lớn hơn 15.
=QUERY(IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vvp0Cvtd3tF9AfXwUKjuO3HDvfB1sx1-7ZNOdTJ2gw0/”, “Sheet1!A1:C6”), “select Col1, Col2, Col3 where Col2 > 15”)
Kết quả sẽ là danh sách các học sinh có độ tuổi lớn hơn 15
Kết hợp cùng hàm Index, Match
Sự kết hợp này cho phép bạn tìm kiếm và trả về một giá trị cụ thể từ dữ liệu được nhập.
Trong ví dụ dưới đây, hãy tìm tên của sinh viên tương ứng với mã số sinh viên tại ô D2. Khi đó dữ liệu được nhập vào sẽ lại tên của sinh viên trong cột B tương ứng với mã số sinh viên được có từ cột A
=INDEX(IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GHan8M_GMNLMHZRypCxCMAb9-Pf6aZiw4A-MRg2RZVE/”;”DS GHI NHẬN ĐRL!A:A”);MATCH(D2;IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GHan8M_GMNLMHZRypCxCMAb9-Pf6aZiw4A-MRg2RZVE/”;”DS GHI NHẬN ĐRL!B:B”);0))
Trong đó:
– Sử dụng hàm IMPORTRANGE và INDEX để lấy thông tin cột Tên chính xác của một học sinh trong file DS GHI NHẬN ĐRL để vào.
– Hàm MATCH và IMPORTRANGE sẽ xác định vị trí tương đối của Tên học sinh ở ô D2 trong dải ô B:B của file DS GHI NHẬN ĐRL.
Công thức này sẽ tìm kiếm giá trị của ô D2 trong cột B của bảng tính gốc và trả về giá trị tương ứng ở cột A.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE
- Quyền truy cập: Đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào bảng tính gốc. Nếu không, hàm IMPORTRANGE sẽ không hoạt động.
- Hiệu suất: Việc sử dụng hàm IMPORTRANGE có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của bảng tính, đặc biệt là khi bạn nhập một lượng lớn dữ liệu.
- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập bằng hàm IMPORTRANGE sẽ tự động cập nhật khi có thay đổi trên bảng tính gốc. Tuy nhiên, việc cập nhật này có thể mất một chút thời gian.
Các lỗi thường gặp khi dùng hàm IMPORTRANGE
Lỗi #N/A
Lỗi này thường xảy ra khi hàm IMPORTRANGE không tìm thấy bảng tính gốc hoặc vùng dữ liệu được chỉ định. Hãy kiểm tra lại spreadsheet_url và range_string để đảm bảo chúng chính xác.
Lỗi #VALUE
Lỗi này thường xuất hiện khi range_string không hợp lệ. Hãy kiểm tra lại cú pháp và đảm bảo bạn đã nhập đúng tên sheet và vùng dữ liệu.
Lỗi #NAME
Lỗi này cho thấy có lỗi chính tả trong tên hàm IMPORTRANGE. Hãy kiểm tra lại và đảm bảo bạn đã gõ đúng tên hàm.
Lỗi #REF
Lỗi này thường xảy ra khi bạn chưa cấp quyền truy cập cho bảng tính đích. Hãy nhấp vào “Cho phép truy cập – Allow access” khi được yêu cầu.
Câu hỏi liên quan đến hàm IMPORTRANGE
Sự khác biệt giữa IMPORTRANGE và IMPORTDATA là gì?
- IMPORTRANGE được sử dụng để nhập dữ liệu giữa các bảng tính Google Sheet.
- IMPORTDATA được sử dụng để nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như CSV, HTML, TSV, và XML.
Làm cách nào để sử dụng IMPORTRANGE trong Excel?
- IMPORTRANGE là hàm riêng của Google Sheet, không có sẵn trong Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các phương pháp khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng tính Excel, chẳng hạn như sử dụng tính năng “Paste Link” hoặc “Workbook Links”.
Hàm IMPORTRANGE có giới hạn số lượng dữ liệu được nhập không?
- Về mặt lý thuyết, không có giới hạn cụ thể. Tuy nhiên, việc nhập một lượng lớn dữ liệu có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của bảng tính.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hàm IMPORTRANGE và cách sử dụng hàm này để lấy dữ liệu Google Sheet một cách hiệu quả. Bằng cách kết hợp IMPORTRANGE với các hàm khác, bạn có thể xây dựng những bảng tính thông minh, tự động cập nhật và phục vụ tốt cho công việc của mình.
