Căn lề trong Word là một trong những thao tác cơ bản mà người dùng cần nắm rõ để đảm bảo văn bản đúng chuẩn, đặc biệt trong các tài liệu hành chính. Bài viết dưới đây của Phong Vũ Tech News sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề chuẩn cho mọi phiên bản Word từ 2007 đến 365, giúp văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp và tuân thủ đúng các tiêu chuẩn về trình bày.
- Hướng dẫn chi tiết các cách chèn chữ ký vào Word đơn giản
- Hướng dẫn 3 cách viết công thức toán học trong Word đơn giản mà bạn nên biết
- Hướng dẫn xử lý File Excel bị thu nhỏ khi in đơn giản, hiệu quả
Tiêu chuẩn căn lề trong Word ở văn bản hành chính
Đối với các tài liệu hành chính, căn lề trong Word cần tuân theo một số quy chuẩn nhất định, nhằm đảm bảo văn bản được trình bày rõ ràng và đẹp mắt. Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, quy định về cách căn lề trong văn bản hành chính như sau:
- Lề trên: Cách mép trên của trang giấy 20 – 25 mm (2.0 – 2.5 cm).
- Lề dưới: Cách mép dưới của trang giấy 20 – 25 mm (2.0 – 2.5 cm).
- Lề trái: Cách mép trái của trang giấy 30 – 35 mm (3.0 – 3.5 cm).
- Lề phải: Cách mép phải của trang giấy 15 – 20 mm (1.5 – 2.0 cm).
Việc căn lề đúng quy chuẩn này không chỉ giúp tài liệu của bạn trở nên chuẩn mực, dễ đọc mà còn đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ dàng in ấn khi sử dụng các loại giấy in khác nhau.
Hướng dẫn căn lề trong Word 365, 2019, 2016, 2013
Dưới đây là các bước chi tiết để căn lề cho các phiên bản Word phổ biến như 365, 2019, 2016, 2013 trên máy tính.
Căn lề qua Page Layout
- Mở văn bản Word mà bạn cần căn lề.
- Trên thanh công cụ, chọn tab Page Layout hoặc Layout (tùy phiên bản).
- Trong nhóm Page Setup, bấm vào Margins (Căn lề).
- Một loạt các tùy chọn về căn lề sẽ xuất hiện, bao gồm: Normal (Bình thường), Narrow (Hẹp), Moderate (Vừa), và Wide (Rộng). Bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu của mình.
- Nếu muốn tùy chỉnh chi tiết hơn, bạn có thể bấm Custom Margins (Căn lề tùy chỉnh).
- Tại đây, bạn có thể điều chỉnh các giá trị căn lề chính xác theo nhu cầu của mình bằng cách nhập số liệu vào các ô tương ứng như Top, Bottom, Left, và Right.
Tùy chỉnh lề chi tiết với Options
Để có thể tùy chỉnh lề một cách chi tiết hơn, bạn có thể sử dụng Options (Tùy chọn):
- Chọn File trên thanh công cụ.
- Tiếp tục chọn Options để mở hộp thoại tùy chọn của Word.
- Trong hộp thoại này, chọn Advanced (Nâng cao).
- Tìm đến mục Print hoặc Display và bạn có thể tùy chỉnh một số tùy chọn liên quan đến việc căn lề khi in ấn, như hiển thị khoảng trống ở giữa các trang hay điều chỉnh khoảng cách lề theo yêu cầu.
Thiết lập lề mặc định cho Word
Nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu hành chính và muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể thiết lập lề mặc định theo chuẩn:
- Thực hiện các bước căn lề như đã hướng dẫn.
- Trong hộp thoại Margins, chọn Set As Default (Đặt làm mặc định).
- Word sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng thay đổi này cho tất cả các tài liệu mới không. Bấm Yes để xác nhận.
- Từ giờ, tất cả các tài liệu mới sẽ tự động sử dụng thiết lập lề mà bạn đã chọn.
Cách chọn khổ giấy chuẩn trong Word
Bên cạnh việc căn lề, việc chọn khổ giấy đúng cũng rất quan trọng, đặc biệt khi bạn chuẩn bị in tài liệu. Để chọn khổ giấy chuẩn:
- Vào tab Page Layout hoặc Layout.
- Trong nhóm Page Setup, chọn Size (Khổ giấy).
- Một loạt các kích cỡ khổ giấy sẽ xuất hiện, phổ biến nhất là A4 (21 x 29.7 cm).
- Nếu bạn cần khổ giấy khác, chọn More Paper Sizes để tùy chỉnh kích thước theo ý muốn.
Hướng dẫn căn lề trong Word 2010, 2007 đơn giản
Đối với Word 2010 và 2007, thao tác căn lề cũng tương đối giống với các phiên bản mới hơn, nhưng giao diện có đôi chút khác biệt.
- Mở tài liệu Word cần căn lề.
- Trên thanh công cụ, chọn tab Page Layout.
- Tại nhóm Page Setup, nhấp chọn Margins để mở các tùy chọn căn lề.
- Bạn có thể chọn các tùy chọn căn lề mặc định hoặc tùy chỉnh bằng cách chọn Custom Margins.
Ngoài ra, trong Word 2010 và 2007, bạn cũng có thể thiết lập mặc định cho việc căn lề giống như các phiên bản sau, giúp tiết kiệm thời gian khi soạn thảo các tài liệu mới.
Giải đáp những thắc mắc thường gặp về căn lề trong Word
1. Tại sao văn bản của tôi bị lệch dù đã căn lề chuẩn?
Nguyên nhân có thể là do máy in của bạn không hỗ trợ căn lề sát mép giấy. Bạn nên kiểm tra lại thiết lập máy in và đảm bảo rằng khổ giấy được chọn trong Word phù hợp với khổ giấy trên máy in.
2. Tôi có thể căn lề riêng cho từng đoạn trong văn bản không?
Có, Word cho phép bạn tùy chỉnh căn lề cho từng phần riêng biệt của văn bản bằng cách sử dụng tính năng Section Breaks. Bạn chỉ cần chèn Section Break giữa các phần cần căn lề khác nhau, sau đó áp dụng các tùy chọn căn lề cho từng phần.
3. Làm thế nào để căn lề chuẩn cho bài tiểu luận hoặc luận văn?
Đối với các bài tiểu luận, luận văn hay các tài liệu học thuật, bạn nên tuân theo hướng dẫn của trường học hoặc giáo viên về kích thước lề. Thông thường, lề trên, lề dưới thường là 2 cm, lề trái là 3 cm và lề phải là 2 cm.
4. Tôi có thể lưu lại cài đặt căn lề để sử dụng sau không?
Có, sau khi căn lề, bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng Template (Mẫu) để sử dụng cho các tài liệu sau này. Điều này giúp bạn không phải căn lề lại mỗi lần soạn thảo văn bản mới.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách căn lề trong Word cho mọi phiên bản. Bằng cách nắm vững các thao tác trên, bạn sẽ dễ dàng tạo ra những văn bản đẹp, chuẩn, và chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này Phong Vũ đã cung cấp đầy đủ thông tin để bạn có thể tự tin căn lề cho mọi loại tài liệu của mình.
