Bạn có muốn báo cáo của mình trở nên sống động và trực quan hơn? Biểu đồ trong Excel chính là một công cụ đắc lực giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, từ đó giúp cho việc phân tích chính xác và hiệu quả hơn. Hãy cùng Phong Vũ TechNews khám phá các loại biểu đồ trong Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách vẽ các dạng biểu đồ trong Excel cực đơn giản, chi tiết và dễ hiểu ngay cả khi bạn mới bắt đầu tiếp xúc với Excel.
- Cách làm tròn số trong Excel bằng hàm ROUND, ROUNDUP
- Nguyên nhân, cách khắc phục lỗi màn hình laptop bị giật dễ dàng, nhanh chóng nhất
- Nguyên nhân tài khoản zalo bị vô hiệu hóa và cách lấy lại tài khoản dễ dàng
Các loại biểu đồ phổ biến trong Excel và khi nào nên sử dụng chúng
Excel cung cấp một loạt các loại biểu đồ giúp người dùng trực quan hóa dữ liệu một cách hiệu quả. Việc lựa chọn loại biểu đồ phù hợp sẽ giúp người dùng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn. Dưới đây là một số loại biểu đồ phổ biến nhất trong Excel cùng với những trường hợp nên sử dụng chúng.
- Biểu đồ cột (Column Chart): sử dụng khi muốn so sánh các giá trị của các danh mục khác nhau. Ví dụ so sánh doanh số bán hàng các sản phẩm của Phong Vũ trong một quý…
- Biểu đồ đường (Line Chart): sử dụng khi muốn thể hiện sự thay đổi của dữ liệu theo một biến số nào đó, chẳng hạn như thời gian, không gian…
- Biểu đồ tròn (Pie Chart): sử dụng khi muốn thể hiện cấu trúc của một dữ liệu nào đó. Ví dụ tỷ lệ thị phần của hãng xe Honda, cấu trúc chi tiêu của hộ gia đình trong một tháng…
- Biểu đồ phân tán (Scatter Chart): sử dụng khi muốn tìm mối quan hệ giữa hai bộ dữ liệu bất kỳ. Có thể là mối quan hệ giữa chiều cao và cân nặng hay mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí quảng cáo.
- Biểu đồ thanh (Bar Chart): tương tự như biểu đồ cột nhưng thích hợp với các danh mục có tên dài. Ví dụ như so sánh doanh số bán hàng của Phong Vũ theo từng đại lý.
- Biểu đồ miền (Area Chart): sử dụng khi muốn nhấn mạnh tổng thể của dữ liệu và sự thay đổi theo thời gian. Ví dụ biểu diễn tổng doanh thu của Phong Vũ qua các năm.
Các bước chuẩn bị dữ liệu trước khi vẽ biểu đồ
Trước khi tiến hành vẽ biểu đồ trong Excel không thể bỏ qua bước cực kỳ quan trọng đó là chuẩn bị dữ liệu. Dữ liệu chính xác sẽ giúp cho biểu đồ trực quan và hữu ích hơn. Dưới đây là các bước chuẩn bị dữ liệu trước khi vẽ biểu đồ trên Excel:
- Sắp xếp dữ liệu: theo cột, hàng hoặc theo thứ tự logic
- Kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu bao gồm định dạng, đơn vị đo, giá trị ngoại lệ
- Làm sạch dữ liệu bằng cách xóa bỏ sự trùng lặp, sửa lỗi chính tả (Nếu có), đảm bảo không có ô nào bị trống trong vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ
- Đặt tên cho các cột, hàng, thêm chú thích ngắn gọn để giải thích ý nghĩa của dữ liệu
- Tính toán các giá trị cần thiết để vẽ biểu đồ như tổng, tỷ lệ…
Hướng dẫn vẽ các dạng biểu đồ trong Excel
Chỉ với vài thao tác đơn giản bạn đã có thể biến những con số toán học khô khan thành những biểu đồ sinh động giúp cho quá trình phân tích trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn chỉ mới tiếp xúc Excel thì cũng đừng lo lắng vì ngay bây giờ Phong Vũ sẽ hướng dẫn vẽ các dạng biểu đồ trong Excel chi tiết.
Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel
- Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ trong bảng tính Excel
- Trên thanh công cụ, chọn “Insert”
- Ấn chọn “Line” có biểu tượng các đường thẳng
- Chọn kiểu biểu đồ đường phù hợp
- Nhấn vào mục “Chart Title” trong biểu đồ và nhập tên bạn muốn đặt để đổi tên cho biểu đồ
Cách vẽ biểu đồ tròn trong Excel
- Trên thanh công cụ, chọn “Insert” rồi di chuyển con trỏ đến chọn “Pie” có biểu tượng hình tròn
- Chọn kiểu biểu đồ tròn phù hợp với nhu cầu và sau đó biểu đồ sẽ hiển thị như hình bên dưới
- Để đổi tên cho biểu đồ bạn thực hiện các thao tác như đổi tên biểu đồ đường
Cách vẽ biểu đồ cột trong Excel
Bạn có thể thực hiện thao tác tương tự như vẽ biểu đồ đường. Hoặc có thể sử dụng cách khác đó là đổi kiểu biểu đồ như sau:
- Nhấn chọn vào biểu đồ đường đã vẽ trước đó
- Trên thanh công cụ, chọn “Design” rồi di chuyển đến nhấn vào “Change Chart Type” ở mục Type
- Chọn kiểu biểu đồ cột mong muốn trên danh mục biểu đồ rồi nhấn Enter hoặc OK. Sau khi hoàn tất các bước biểu đồ đường sẽ chuyển sang biểu đồ cột như hiển thị bên dưới.
Cách vẽ biểu đồ miền trong Excel
- Chọn thẻ “Insert” trên thanh công cụ như các cách vẽ trên
- Di chuyển chuột đến nhấn chọn “Area” biểu tượng các miền
- Trong danh mục biểu đồ miền, chọn kiểu phù hợp với nhu cầu của bản thân
- Nhấn vào mục “Chart Title” trên biểu đồ để tiến hành đổi tên
Cách trang trí biểu đồ trong Excel đẹp mắt
Biểu đồ trong Excel giúp làm tăng tính chuyên nghiệp trong báo cáo của bạn. Tuy nhiên để biểu đồ trở nên hấp dẫn, bắt mắt và dễ theo dõi hơn thì không bỏ qua bước trang trí. Theo dõi ngay cách trang trí biểu đồ trong Excel đẹp mắt, rõ ràng và thu hút người xem dưới đây.
- Nhấn chọn vào biểu đồ còn trang trí, trên thanh công cụ nhấn chuột “Design”
- Tại “Design” bạn có thể lựa chọn kiểu biểu đồ bao gồm 3D, đường viền… Tại “Chart Style” đổi màu các chi tiết như cột, số viền… với mục “Change Colors”
- Tại mục “Add Chart Element” bạn có thể thêm các chi tiết khác vào biểu đồ như tên, mô tả… Các nội dung trong “Add Chart Element” bao gồm:
- Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọa độ
- Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ
- Chart Title: Tên biểu đồ
- Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
- Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng
- Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
- Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ
- Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ
- Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)
- Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.
Hướng dẫn chỉnh sửa dữ liệu trong biểu đồ
Khi dữ liệu thay đổi hoặc cần phải điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu, việc cập nhật biểu đồ sao cho chính xác và trực quan là điều không thể thiếu.
- Chọn biểu đồ bạn muốn chỉnh sửa rồi nhấn vào mục “Design”
- Tiếp theo đó bạn nhấn chuột vào “Select Data”
- Chọn vùng dữ liệu trong bảng vào ô “Chart Data Range”. Chọn dữ liệu được hiển thị trên Legend Entry trục tung (thẳng đứng) > Chọn dữ liệu hiển thị trên Horizontal trục hoành (nằm ngang) > Nhấn OK để hoàn tất. Trong mục này bạn cần ghi nhớ một số chú ý sau:
- Phần Legend Entries (series) là nội dung sẽ hiển thị trên biểu đồ.
- Phần Horizontal (category) Axis Labels là nội dung sẽ hiển thị bên dưới trục hoành của biểu đồ (trục nằm ngang)
- Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ: Toàn bộ các dữ liệu được đưa vào biểu đồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng.
- Legend Entries (Series): Dữ liệu được biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ, độ lớn của các mảnh trong biểu đồ hình tròn… được thể hiện qua phần này.
- Horizontal (category) Axis Labels: Dữ liệu được biểu diễn theo trục hoàng: nội dung đại diện cho các cột, các mảnh… trên biểu đồ.
Ngoài ra, bằng cách nhấn “ Switch Row/Column bạn có thể thay đổi dữ liệu của trục tung và trục hoành một cách dễ dàng.
Các tính năng nâng cao khi làm việc với biểu đồ trong Excel
Khi làm việc với biểu đồ trong Excel, ngoài các tính năng cơ bản như tạo biểu đồ và chỉnh sửa dữ liệu, Excel còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao giúp tối ưu hóa việc trình bày cũng như phân tích dữ liệu. Các tính năng nâng cao khi làm việc với biểu đồ trong Excel bao gồm:
- Slicer: công cụ lọc dữ liệu nhanh chóng. Khi chọn các phần tử trong Slicer biểu đồ sẽ tự động thay đổi để hiển thị dữ liệu tương ứng. Để thêm Slicer bạn ấn “Insert” rồi chọn “Slicer” trong nhóm “Filters”
- Combo Charts: biểu đồ kết hợp hai hoặc nhiều bản đồ khác nhau, sử dụng khi muốn so sánh các tập dữ liệu có đơn vị hoặc cách đo lường khác nhau
- Sparklines: biểu đồ thu nhỏ được chèn trực tiếp vào ô của bảng tính, giúp bạn theo dõi xu hướng dữ liệu nhanh chóng
Sparklines trong Excel
- Chart Templates: mẫu biểu đồ tùy chỉnh. Đối với các mẫu biểu đồ dùng nhiều lần bạn có thể lưu lại vào Templates và lấy ra sử dụng khi cần
- Power View: công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, giúp bạn tạo ra các biểu đồ tương tác và báo cáo. Với tính năng Power View, bạn có thể tạo ra bản đồ với khả năng lọc, drill – down và tương tác dữ liệu theo thời gian thực
- Pivot Charts: biểu đồ được tạo từ bảng Pivot Table, cho phép bạn phân tích dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau
Một số lưu ý khi tạo biểu đồ trong Excel
Khi vẽ biểu đồ trong Excel nhiều người thường mắc phải các trường hợp như không biết chọn loại biểu đồ nào, dữ liệu biểu diễn sai, thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn mà không biết cách sửa. Để tránh những sai lầm cần lưu ý một số điều khi tạo biểu đồ trong Excel:
- Dữ liệu đã được tổng hợp lại nghĩa là cùng một đối tượng xuất hiện nhiều dòng, mỗi dòng thể hiện một nội dung chi tiết
- Phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu: các dữ liệu phải cùng loại như Text hoặc Number, không lẫn lộn để có thể xác định dạng biểu đồ phù hợp
- Các trường dữ liệu bao gồm tên cột, tên hàng phải có nội dung rõ ràng để có thể đọc được ý nghĩa của biểu đồ
Tổng kết
Bài viết này Phong Vũ đã hướng dẫn cho bạn chi tiết cách vẽ các loại biểu đồ phổ biến trong Excel. Hy vọng với những hướng dẫn trên bạn đã có thể tự tin tạo ra những biểu đồ trực quan để trình bày dữ liệu một cách hiệu quả. Đừng quên tiếp tục theo dõi Phong Vũ TechNews để cập nhật những kiến thức mới nhất về công nghệ nhé!
