Máy hủy tài liệu

Một trong các thiết bị không thể thiếu được trong các văn phòng ngày nay đó là máy hủy tài liệu hay còn được gọi là máy hủy giấy. Đây là một chiếc máy có chức năng cắt những tài liệu dạng giấy chứa dữ liệu quan trọng thành những mảnh vụn nhỏ, nhằm đảm bảo giữ kín các bí mật. Vậy máy hủy tài liệu này có những tác dụng gì, cách sử dụng và chọn mua ra sao? Mời các bạn cùng Phong Vũ tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu hay máy hủy giấy trong tiếng Anh được gọi là paper shredder. Đây là một thiết bị thường bắt gặp ở văn phòng. Máy hoạt động theo các theo các nguyên lý cơ học, sử dụng các dao cắt, cắt giấy thành những mảnh vụn nhỏ không thể đọc hay ghép lại được, từ đó đảm bảo an toàn, bí mật cho các dữ liệu được lưu trữ trên giấy đó.

Ngoài tài liệu giấy ra, máy hủy tài liệu còn có thể hủy được nhiều chất liệu khác nhau nữa như ghim, thẻ nhựa hay đĩa CD.

Hiện nay ở hầu hết các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay chính phủ đều có sử dụng máy hủy giấy. Tài liệu sau khi được cho vào máy sẽ được xuất ra ở 3 dạng là dạng sợi, dạng vụn và dạng siêu vụn tùy theo từng loại máy. Các giấy này sau khi hủy sẽ được đưa tới nơi tái chế thành các sản phẩm khác, vừa tiết kiệm vừa góp phần bảo vệ môi trường.

Phân loại máy hủy tài liệu

Dựa theo các tiêu chí đặc điểm cấu tạo, công suất và cơ chế hủy giấy mà người ta chia máy hủy tài liệu thành những loại như sau.

Phân loại dựa vào cách vận hành

Dựa theo cách vận hành máy hủy giấy, người ta chia nó thành 2 loại:

• Máy hủy giấy tự động. Người dùng chỉ cần đặt giấy vào khay hủy, máy sự tự động cuốn giấy vào lưỡi cắt và tiến hành tiêu hủy tự động. Đây là loại máy hiện đại và phổ biến nhất hiện nay.
• Máy hủy giấy dùng tay. Loại máy này tốn sức và tốn thời gian vận hành, do đó ít phổ biến và cũng ít được sử dụng hơn. Trên nắp của loại máy này có 1 cần gạt. Người dùng sẽ dùng tay gạt cần gạt đó thì tài liệu mới được cuốn vào lưỡi cắt để tiêu hủy.

Phân loại dựa theo kiểu hủy giấy

Sẽ có 3 kiểu giấy được xuất ra sau khi đi qua máy hủy tài liệu. Dựa vào 3 kiểu dáng giấy đó, người ta cũng chia máy này thành 3 loại:

• Máy hủy giấy dạng sợi dài: tài liệu được cắt thành nhiều sợi dài, nhỏ.
• Máy hủy giấy dạng vụn: tài liệu được cắt thành nhiều mảnh nhỏ.
• Máy hủy giấy dạng siêu vụn: tài liệu được cắt thành những mảnh siêu nhỏ, những mảnh vụn.

Phân loại dựa theo công suất

Công suất được đề cập ở đây là công suất hủy giấy chứ không phải công suất điện năng tiêu thụ.

• Máy hủy giấy mini: công suất tiêu hủy nhỏ, mỗi lần chỉ hủy được một lượng giấy ít, hoạt động liên tục chỉ trong khoảng thời gian 1-2 giờ.
• Máy hủy giấy công nghiệp: công suất hủy giấy lớn, có thể hoạt động được trong nhiều giờ liên tục.

Ứng dụng của máy hủy tài liệu

So với cách hủy tài liệu truyền thống như xé bằng tay hay dùng kéo cắt thì máy hủy tài liệu có 7 đặc điểm ưu việt hơn là:

1. Cắt nhỏ tài liệu, đặc biệt với những tài liệu quan trọng thành nhiều mảnh vụn khác nhau, đảm bảo sự an toàn cho thông tin được tốt hơn.
2. Đa số các máy hủy tài liệu hiện nay hoạt động hoàn toàn tự động, tiết kiệm thời gian và công sức của con người.
3. Cách sử dụng rất đơn giản, không phức tạp, rắc rối.
4. Có gắn bánh xe ở phần đế, giúp dễ dàng gi chuyển tới các nơi khác nhau trong văn phòng.
5. Có khả năng hủy nhiều tài liệu khác nhau ngoài giấy như ghim, thẻ nhựa, đĩa CD…
6. Được tích hợp thêm nhiều tính năng tiên tiến như tự động ngắt khi hủy xong, báo hiệu khi đầy giấy, tính năng chống kẹt giấy…
7. Giấy sau khi hủy xong sẽ dễ dàng vận chuyển đến nơi tái chế.

Cách sử dụng máy hủy tài liệu

Muốn máy hủy tài liệu hoạt động trơn tru, vận hành êm ái và kéo dài tuổi thọ, người sử dụng nên tuân theo một số lời khuyên dưới đây:

• Đọc kỹ hướng dẫn trước khi sử dụng.
• Đặt máy ở nơi bằng phẳng, khô thoáng, tránh ánh sáng trực tiếp của mặt trời, tránh xa các vật dễ gây cháy nổ.
• Cho những vật cần hủy vào đúng khay đựng và không cho các vật liệu không thể hủy được vào máy,
• Vệ sinh máy, bôi dầu thường xuyên để máy hoạt động hiệu quả hơn.

Cách chọn mua máy hủy tài liệu

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại máy hủy tài liệu khác nhau, với các chức năng, giá cả khác nhau. Những gợi ý dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra được chiếc máy chiếu phù hợp nhất với nhu cầu của bản thân.

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên giá cả

Mức giá là một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến quyết định có mua máy hay không? Mức giá của máy hủy tài liệu cũng hết sức đa dạng, từ loại mini, dùng tay để vận hành có mức giá từ vài trăm ngàn đồng đến những máy có giá vài triệu đồng dùng trọng văn phòng. Những máy hủy tài liệu công nghiệp thường có giá từ vài chục triệu đồng trở lên.

Dựa vào khả năng tài chính và nhu cầu của bản thân mà bạn sẽ cân nhắc nên mua và sử dụng máy hủy giấy loại nào.

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên chế độ bảo hành

Sau một thời gian sử dụng, các thiết bị điện từ thường có khả năng bị hư hỏng và cần được bảo hành, sửa chữa. Máy hủy tài liệu cũng không phải là ngoại lệ. Do vậy khi chọn mua máy hủy tài liệu, hãy lựa chọn loại máy của các hãng lớn, chế độ bảo hành lâu dài, từ 1-2 năm, để giảm thiểu chi phí.

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên độ ồn khi hoạt động

Quá trình hủy tài liệu gây ra tiếng ồn khi hoạt động, gây ra khó chịu cho những người xung quanh. Chính vì thế, các loại máy hủy tài liệu giảm tiếng ồn khi hoạt động đã ra đời. Bạn có thể chọn mua các loại máy này để phục vụ nhu cầu của bản thân.

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên chất liệu cần hủy

Như các bạn đã biết thì máy hủy tài liệu không chỉ phục vụ cho mỗi việc hủy giấy, mà còn có thể được nhiều tài liệu khác nhau như đĩa CD, DVD, nhựa, thẻ ATM… Do đó, khi nhu cầu sử dụng của bạn lớn, cần tiêu hủy nhiều loại tài liệu khác nhau thì có thể cân nhắc chọn mua loại máy có chức năng này.

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên công suất

Nếu nhu cầu hủy tài liệu của bạn không nhiều có thể chọn những máy có công suất trung bình, với khả năng hủy liên tục từ 50-100 tờ, công suất 8 giờ 1 lần. Với nhu cầu cao, có thể lựa chọn loại có công suất lớn, có khả năng hủy từ 32-40 tờ giấy một lúc.

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên kiểu hủy giấy

Có 3 kiểu hủy giấy thường gặp hiện nay là hủy dạng sợi, hủy nhỏ và hủy siêu nhỏ. Tùy theo tính chất của công việc mà bạn nên quyết định là lựa chọn kiểu hủy giấy nào. Những giấy tờ có tính chất cực kỳ quan trọng thì nên sử dụng loại giấy hủy siêu nhỏ để tránh việc lộ thông tin.